Convertir son mémoire en PDF/A pour le dépôt (DUMAS, HAL, université) : tutoriel 2026

Une fois la soutenance passée, il reste une dernière étape technique avant le dépôt définitif : produire un fichier PDF fiable, lisible dans dix ou vingt ans, et accepté sans réserve par la plateforme institutionnelle. Ni DUMAS ni HAL n’imposent formellement le format PDF/A comme condition de recevabilité du dépôt — un PDF classique non protégé suffit dans la grande majorité des cas — mais convertir son mémoire en PDF/A reste la pratique recommandée pour garantir la pérennité d’archivage à long terme confiée par HAL au CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur), et elle est explicitement exigée par certaines universités dans leurs consignes de dépôt de thèses et mémoires. Ce tutoriel détaille la conversion pas à pas et sa vérification. Informations à jour au 8 juillet 2026, sur la base de la documentation officielle HAL et CCSD/DUMAS.

Pourquoi convertir son mémoire en PDF/A ?

Le format PDF/A (norme ISO 19005) est une variante restreinte du PDF classique, conçue spécifiquement pour l’archivage à long terme. Il interdit tout élément dont la lisibilité future dépend d’un composant externe non garanti : polices non intégrées au fichier, contenus multimédias, scripts JavaScript, chiffrement ou protection par mot de passe. L’objectif est simple — qu’un document ouvert dans vingt ans s’affiche exactement comme au moment du dépôt, indépendamment des polices installées sur l’ordinateur ou des évolutions du format PDF standard.

Pour un mémoire déposé sur DUMAS ou HAL, cette garantie compte particulièrement : ce sont des archives ouvertes pérennes, pensées pour rester accessibles sur plusieurs décennies, et HAL confie une copie de pérennisation au CINES précisément dans cette logique. Convertir son fichier en PDF/A avant le dépôt, même quand ce n’est pas strictement exigé, réduit le risque que des tableaux, formules ou caractères spéciaux s’affichent différemment sur un autre poste que celui utilisé pour la rédaction.

Ce que HAL et DUMAS exigent réellement en 2026

Il est utile de distinguer ce qui est obligatoire de ce qui relève de la bonne pratique, pour ne pas perdre de temps sur des exigences qui n’existent pas :

• DUMAS demande que le mémoire soit transmis au format PDF, avec une page de titre respectant un modèle précis (titre, nom de l’auteur, nom du directeur de mémoire, formation, année, logo de l’université) et la mention de la licence Creative Commons choisie. Le PDF/A n’y est pas mentionné comme condition de recevabilité technique.
• HAL accepte un très large éventail de formats en dépôt (doc, docx, odt, tex, pdf, entre autres) et convertit automatiquement les fichiers Word en PDF. En revanche, HAL exige explicitement un PDF non protégé pour permettre la copie de pérennisation transmise au CINES — un fichier verrouillé par mot de passe ou restreint en impression/copie sera rejeté pour cet usage, indépendamment de sa conformité PDF/A.
• Certaines universités imposent en revanche le PDF/A dans leurs propres consignes de dépôt de thèses et mémoires, en particulier pour les thèses de doctorat archivées via theses.fr. Il est indispensable de vérifier les consignes spécifiques de son établissement, disponibles auprès du service de la scolarité ou de la bibliothèque universitaire, avant de considérer le PDF/A comme superflu.

En pratique, produire un PDF/A non protégé satisfait simultanément les exigences de DUMAS, celles de HAL et celles des universités les plus strictes — c’est pourquoi cette conversion reste recommandée par défaut, même en l’absence d’obligation universelle. En cas de doute, contacter le service commun de la documentation (SCD) ou la bibliothèque universitaire avant le dépôt permet de confirmer le format exact attendu et d’éviter un rejet administratif après la soutenance, moment où l’étudiant a rarement envie de rouvrir son fichier.

Convertir depuis Word

Microsoft Word intègre nativement l’export PDF/A depuis la boîte de dialogue d’enregistrement, sans extension ni logiciel tiers :

1. Ouvrez votre mémoire finalisé et allez dans Fichier > Enregistrer sous.
2. Choisissez l’emplacement, puis sélectionnez PDF dans la liste des types de fichiers.
3. Cliquez sur le bouton Options (situé à côté de la liste déroulante des types de fichiers).
4. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cochez la case « Conforme ISO 19005-1 (PDF/A) », puis validez.
5. Cliquez sur Enregistrer. Le fichier généré respecte automatiquement les contraintes PDF/A-1b (intégration des polices, absence d’éléments dynamiques).

Cette option est disponible dans les versions récentes de Word pour Windows et Mac. Sur Word en ligne (Microsoft 365), l’export direct en PDF/A n’est en revanche pas disponible : il faut télécharger le fichier localement et utiliser la version bureau, ou passer par LibreOffice pour l’export.

Convertir depuis LibreOffice

LibreOffice Writer propose un contrôle plus fin sur le niveau de conformité PDF/A, avec le choix entre PDF/A-1b, PDF/A-2b et PDF/A-3b :

1. Ouvrez le document (au besoin, importez d’abord votre fichier .docx dans LibreOffice Writer).
2. Allez dans Fichier > Exporter au format PDF.
3. Dans l’onglet Général, sous la section Options PDF/A, cochez la case correspondant au niveau de conformité souhaité (PDF/A-2b est le plus couramment recommandé aujourd’hui, PDF/A-1b reste acceptable pour la plupart des dépôts).
4. Vérifiez que l’option de chiffrement (onglet Sécurité) reste désactivée — un PDF/A protégé par mot de passe n’est pas conforme à la norme.
5. Cliquez sur Exporter et choisissez l’emplacement de sauvegarde.

LibreOffice étant gratuit, cette méthode reste une alternative fiable pour les étudiants qui n’ont pas accès à une licence Word récente, ou qui souhaitent un contrôle plus précis sur le niveau de conformité exigé par leur université.

Polices intégrées : le piège le plus fréquent

La cause la plus fréquente d’échec de conformité PDF/A est l’utilisation d’une police non embarquée dans le document — typiquement une police système propriétaire (certaines variantes de Calibri, Cambria ou des polices tierces installées localement) que Word ou LibreOffice ne parvient pas à intégrer intégralement dans le fichier exporté. Le symptôme est simple à repérer : le texte s’affiche correctement sur votre ordinateur, mais un caractère spécial, un guillemet typographique ou un symbole mathématique se transforme en carré ou en point d’interrogation une fois ouvert sur un autre poste.

Pour limiter ce risque, privilégiez des polices largement diffusées et dont la licence autorise l’intégration complète (Times New Roman, Arial, Liberation Serif, Calibri dans sa version standard Microsoft). Si votre mémoire utilise des symboles phonétiques, mathématiques ou des caractères spéciaux d’alphabets non latins, vérifiez systématiquement leur rendu après export en PDF/A, avant de considérer la conversion comme terminée.

Vérifier la conformité avec veraPDF

Une fois le fichier exporté, la seule façon fiable de confirmer sa conformité PDF/A est de le faire valider par un outil dédié plutôt que de se fier à l’aperçu visuel. veraPDF est l’outil de référence : développé par un consortium incluant le PDF Association et des bibliothèques nationales européennes, il est gratuit, open source, et constitue la validation la plus reconnue institutionnellement pour les dépôts d’archives ouvertes.

1. Téléchargez veraPDF (version installable ou interface en ligne selon les disponibilités du moment) depuis le site officiel du projet.
2. Chargez votre fichier PDF exporté et sélectionnez le profil de validation correspondant au niveau choisi (PDF/A-1b, PDF/A-2b).
3. Lancez la validation : l’outil liste précisément chaque non-conformité détectée (police non intégrée, métadonnée manquante, élément interdit) avec sa localisation dans le document.
4. Corrigez les erreurs signalées dans le document source, puis reconvertissez et revalidez jusqu’à obtention d’un rapport sans erreur bloquante.

Ce contrôle prend rarement plus de quelques minutes et évite la mauvaise surprise d’un fichier refusé ou mal archivé après un dépôt que l’on croyait finalisé. Pour l’ensemble de la procédure de dépôt elle-même, une fois le PDF/A validé, notre guide complet pour publier son mémoire sur HAL et DUMAS détaille les étapes de téléversement, de choix de licence et de saisie des métadonnées bibliographiques.

Checklist avant dépôt

• Le fichier est exporté en PDF/A-1b ou PDF/A-2b (Word ou LibreOffice).
• Le fichier n’est protégé par aucun mot de passe ni restriction d’impression ou de copie.
• Toutes les polices utilisées, y compris les symboles spéciaux, sont correctement intégrées et s’affichent à l’identique sur un autre poste.
• Le rapport de validation veraPDF ne signale aucune erreur bloquante.
• La page de titre respecte le modèle exigé par l’établissement (mentions obligatoires, logo, licence Creative Commons pour DUMAS).
• La taille du fichier reste sous la limite acceptée par la plateforme de dépôt de l’université, en compressant les images si nécessaire.

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