Comment Obtenir le Consentement RGPD pour les Entretiens de Mémoire : Guide 2026
Vous préparez des entretiens pour votre mémoire et votre directeur de recherche vous a rappelé que le RGPD s’applique à votre collecte de données personnelles. Bonne nouvelle : obtenir un consentement valide n’est pas compliqué, à condition de savoir exactement quelles mentions sont obligatoires et comment les présenter à vos participants. Ce guide vous donne un formulaire type à adapter, les règles CNIL applicables en 2026 et les erreurs à éviter pour que votre mémoire passe sans problème le filtre éthique.
En avril 2026, l’EDPB (Comité européen de la protection des données) a publié de nouvelles lignes directrices sur le traitement des données personnelles à des fins de recherche scientifique. Ces lignes directrices confirment que les mémoires de master et thèses de doctorat conduits dans le cadre d’une université ou d’une grande école relèvent bien du cadre “recherche scientifique”, ce qui ouvre des assouplissements — tout en maintenant l’obligation de consentement éclairé pour les entretiens individuels.
Pourquoi le RGPD s’applique à votre mémoire
Dès que vous collectez des informations permettant d’identifier une personne — nom, voix enregistrée, fonction professionnelle, opinions politiques ou de santé — vous traitez des données personnelles au sens du RGPD (Règlement général sur la protection des données, 2018). La CNIL précise que “la notion de recherche scientifique peut s’appliquer pour des collectes et utilisations de données personnelles menées dans le cadre de thèses de doctorat ou de mémoires de recherche, par des chercheurs rattachés à une université”.
En pratique, cela signifie que :
- Vous êtes considéré comme responsable de traitement (même si votre université l’est formellement).
- Vous devez disposer d’une base légale pour traiter les données (consentement ou intérêt légitime de recherche).
- Vous devez informer vos participants et respecter leurs droits.
- Vous devez anonymiser ou pseudonymiser les données avant de les intégrer dans votre mémoire.
Les bases légales du traitement de données en recherche
Pour des entretiens de mémoire, deux bases légales sont applicables :
- Le consentement (art. 6.1.a RGPD) : la base la plus courante pour les entretiens individuels. Elle implique un acte positif, libre, éclairé et spécifique de la part du participant. Un silence ou une case pré-cochée n’est pas un consentement valide.
- L’intérêt légitime de recherche (art. 6.1.f + art. 89 RGPD) : applicable pour des recherches d’intérêt public menées dans le cadre institutionnel. En pratique, les mémoires de master peuvent s’appuyer sur cette base si votre université a déclaré un registre de traitements, mais le consentement reste la solution la plus simple et la plus sûre.
Pour des données dites “sensibles” (santé, opinions politiques, religion, orientation sexuelle), le consentement explicite est obligatoire (art. 9 RGPD), même si la recherche est légitime.
Les 8 mentions obligatoires du formulaire de consentement
Conformément aux articles 13 et 14 du RGPD et aux recommandations de la CNIL pour la recherche universitaire, votre formulaire doit contenir :
- Identité du chercheur : votre prénom, nom, établissement, formation et contact (email universitaire de préférence).
- Objectif de la recherche : en langage accessible, en une ou deux phrases. Ex. : “Cette recherche vise à comprendre les pratiques de télétravail dans les PME françaises dans le cadre d’un mémoire de Master 2 Gestion des Ressources Humaines.”
- Données collectées : précisez si vous enregistrez la voix, prenez des notes, ou collectez d’autres informations (âge, poste, secteur).
- Finalité du traitement : analyse qualitative pour un mémoire académique non destiné à une publication commerciale.
- Modalités d’anonymisation : indiquez que le nom sera remplacé par un pseudonyme, que les informations identifiantes seront supprimées ou modifiées.
- Durée de conservation : précisez jusqu’à quand les données sont conservées (ex. : jusqu’à la soutenance + 6 mois, puis suppression définitive des enregistrements bruts).
- Droits du participant : droit d’accès, de rectification, d’effacement, de retrait du consentement à tout moment sans conséquences négatives, et droit de réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).
- Caractère volontaire de la participation : indiquez explicitement que la participation est libre et que le refus ou le retrait n’entraîne aucun préjudice.
Modèle de formulaire de consentement
FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ÉCLAIRÉ
Recherche académique — Mémoire de Master
Chercheur : [Prénom NOM] — Master [Mention], [Université], [Email]
Titre de la recherche : [Titre ou sujet du mémoire]
Objectif : Cette recherche vise à [objectif en 1-2 phrases]. Elle est réalisée dans le cadre d’un mémoire de fin d’études sous la direction de [Prénom NOM du directeur].
Données collectées : Un entretien d’une durée d’environ [durée] sera enregistré avec votre accord. Les informations recueillies (paroles, poste occupé, secteur) seront traitées de manière strictement confidentielle.
Anonymisation : Votre nom sera remplacé par un pseudonyme dans le mémoire final. Aucune information permettant de vous identifier personnellement ne sera publiée.
Conservation : Les données seront conservées jusqu’à la soutenance du mémoire (prévue en [mois année]), puis les enregistrements bruts seront supprimés définitivement.
Vos droits : Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur suppression, en contactant [email]. Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr/plaintes).
Participation volontaire : Votre participation est entièrement volontaire. Le refus ou le retrait n’entraîne aucune conséquence.
Je, soussigné(e) [Prénom NOM du participant], déclare avoir pris connaissance des informations ci-dessus et consens à participer à cette recherche.
Date : ____/____/________ Signature : _______________________
Un exemplaire est remis au participant, un exemplaire est conservé par le chercheur.
Anonymisation des données d’entretien
L’anonymisation consiste à rendre impossible toute réidentification du participant. Pour des entretiens de mémoire, les pratiques recommandées sont :
- Remplacement des noms propres : “Marie Dupont, directrice RH” devient “Participante 1, directrice RH dans une PME de services”.
- Généralisation des données identifiantes : l’âge précis (43 ans) devient une tranche d’âge (40-50 ans) ; la ville précise devient la région.
- Suppression ou modification des anecdotes très spécifiques qui permettraient de retrouver le participant dans son contexte professionnel.
- Création d’un tableau de correspondance pseudonymes/identités réelles conservé séparément et sécurisé (non inclus dans le mémoire ni dans les annexes).
Attention : la pseudonymisation (remplacement du nom par un code ou pseudonyme tout en conservant la correspondance dans un fichier séparé) n’est pas une anonymisation complète au sens du RGPD. Si vous conservez la correspondance, les données restent des données personnelles.
Durée de conservation et suppression
Le RGPD exige que les données ne soient pas conservées au-delà de la durée nécessaire à la finalité de la recherche. Pour un mémoire de master, une bonne pratique est :
- Conservation des enregistrements bruts et transcriptions jusqu’à la soutenance + 6 mois (pour permettre d’éventuelles questions du jury sur vos données).
- Suppression définitive des enregistrements bruts et transcriptions identifiables après ce délai.
- Conservation des extraits anonymisés intégrés dans le mémoire final : pas de limite (ils font partie de votre travail académique archivé).
Erreurs fréquentes à éviter
- Demander le consentement verbal seulement. Un consentement oral n’est pas suffisant pour respecter le RGPD : il doit être documenté. Faites toujours signer un formulaire écrit, ou obtenez un accord par email avec le formulaire en pièce jointe avant l’entretien.
- Oublier de mentionner le droit de retrait. Si un participant retire son consentement après l’entretien, vous devez supprimer toutes les données le concernant de vos fichiers. Précisez ce délai dans le formulaire (ex. : “jusqu’à 15 jours après l’entretien”).
- Stocker les enregistrements sur des plateformes non sécurisées. Evitez Google Drive personnel, WhatsApp ou Dropbox personnel. Privilégiez le drive de votre université ou un service certifié en France (Nextcloud hébergé en France).
- Inclure le tableau de correspondance pseudonymes/identités dans les annexes du mémoire. Ce tableau doit rester confidentiel.
Foire Aux Questions
Faut-il un consentement RGPD pour un simple questionnaire en ligne ?
Oui, si votre questionnaire collecte des données identifiantes (email, nom) ou des données sensibles (opinions politiques, données de santé). Pour un questionnaire anonyme où aucune donnée identifiante n’est collectée, le RGPD s’applique moins strictement, mais vous devez quand même informer les participants de la finalité de la collecte en début de questionnaire.
Mon université a-t-elle un délégué à la protection des données (DPO) que je peux contacter ?
Oui, depuis 2018 toutes les universités françaises doivent nommer un DPO (Délégué à la Protection des Données). Son contact est généralement disponible sur le site web de votre université, souvent via une adresse email du type dpo@universite.fr. Contactez-le si votre recherche implique des données sensibles ou une population vulnérable (mineurs, patients).
Puis-je publier des extraits d’entretiens dans mon mémoire sans autre formalité ?
Oui, à condition que les extraits soient anonymisés et que le participant ait consenti à l’utilisation de ses propos dans le mémoire. Précisez dans votre formulaire de consentement que des extraits anonymisés pourront être cités dans le mémoire et, éventuellement, dans des communications académiques ultérieures.
Le consentement RGPD est-il nécessaire pour des entretiens avec des professionnels dans leur cadre professionnel ?
Oui. Même si la personne s’exprime en tant que représentante de son organisation, elle reste une personne physique et ses propos sont des données personnelles si elle est identifiable. Obtenez toujours un consentement individuel, en plus d’une éventuelle autorisation de l’organisation (nécessaire si vous citez le nom de l’entreprise).
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