Publier son mémoire sur HAL/DUMAS étape par étape 2026

Vous venez de soutenir votre mémoire de master et votre directeur vous suggère de le déposer sur DUMAS. Ou bien votre SCD vous envoie un formulaire dont vous ne savez que faire. Chaque année, des milliers d’étudiants de Sorbonne, d’Aix-Marseille ou de Bordeaux se retrouvent devant cette même question : comment fonctionne concrètement le dépôt sur HAL/DUMAS, quels documents préparer, quel niveau d’accès choisir, et combien de temps cela prend-il ? Ce guide détaille chacune de ces étapes pour 2026, en s’appuyant sur les procédures officielles des services communs de documentation (SCD) et sur les règles du CCSD, l’opérateur national de l’infrastructure HAL.

Début 2026, le portail DUMAS (Dépôt Universitaire de Mémoires Après Soutenance) héberge plus de 70 000 documents en texte intégral, contre quelques milliers à sa création en 2008, et le rythme dépasse désormais les 11 000 nouveaux dépôts par an d’après le compteur public de la plateforme. Ce dynamisme reflète une tendance de fond dans l’enseignement supérieur français : rendre visible la production étudiante dans un cadre de science ouverte, tout en garantissant aux auteurs la maîtrise de leurs droits. Publier sur DUMAS n’est pas une obligation légale pour les mémoires de master — contrairement aux thèses de doctorat, soumises à un arrêté ministériel de 2006 — mais c’est un geste académique de plus en plus valorisé par les recruteurs et les jurys de concours.

Qu’est-ce que DUMAS et quel est son lien avec HAL ?

HAL (Hyper Articles en Ligne) est l’infrastructure nationale d’archives ouvertes gérée par le CCSD, une unité du CNRS. Elle accueille aussi bien des articles de chercheurs que des rapports, des thèses et des communications de conférence. DUMAS est un portail thématique hébergé sur cette même infrastructure, exclusivement consacré aux travaux d’étudiants de niveau Bac+4 et au-delà, validés par un jury universitaire. En déposant sur DUMAS, votre mémoire bénéficie automatiquement de la visibilité de HAL et de la pérennité assurée par le CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur), qui garantit la conservation à long terme des fichiers.

La différence essentielle avec theses.fr (géré par l’ABES) est la suivante : theses.fr ne recense que les thèses de doctorat soutenues en France à partir de 1985 et dont le dépôt est encadré par l’arrêté du 7 août 2006. Les mémoires de master, en revanche, relèvent de DUMAS dès lors que l’établissement est partenaire. Comme le rappelle l’Enssib, l’archivage des mémoires de master n’est pas soumis à une obligation légale : chaque unité pédagogique fixe sa propre politique de conservation et de diffusion.

Pour une cartographie complète des portails de diffusion académique en France, consultez également notre annuaire des portails de mémoires HAL, DUMAS, theses.fr et Cairn 2026.

Conditions d’éligibilité : qui peut déposer quoi ?

Avant de rassembler vos documents, vérifiez que vous remplissez les critères de base :

• Niveau minimal : Bac+4 (master 1, master 2, diplômes d’ingénieur, certains diplômes paramédicaux de Bac+3 dans les disciplines spécialisées).
• Validation par un jury : le travail doit avoir été soutenu et approuvé. En cas de travaux non soumis à soutenance formelle, une signature du responsable pédagogique est requise.
• Note minimale : une note seuil est exigée, dont le niveau exact est fixé par chaque établissement. La mention Assez bien (12/20) est souvent le plancher, mais certaines universités exigent la mention Bien (14/20). Renseignez-vous auprès de votre SCD.
• Établissement partenaire : votre université doit avoir signé une convention avec le CCSD pour rejoindre le réseau DUMAS. La quasi-totalité des universités françaises en font partie en 2026.
• Absence de confidentialité : si votre mémoire traite de données sensibles, de secrets industriels ou de données personnelles non anonymisées, un embargo ou une restriction d’accès sera nécessaire.

Si votre mémoire contient des entretiens avec des personnes physiques, veillez à ce que les données soient correctement anonymisées avant tout dépôt. Notre guide sur le protocole RGPD pour les entretiens de mémoire 2026 détaille les exigences légales et propose un modèle d’anonymisation.

Étape 1 — Préparer les documents avant la soutenance

La bonne pratique est d’anticiper le dépôt avant même la soutenance, car certains formulaires doivent être signés par le jury le jour J ou immédiatement après. Voici les documents à télécharger sur le site de votre SCD :

1. Le formulaire d’autorisation de diffusion étudiant : vous y précisez le niveau d’accès souhaité (ouvert, restreint, archivé) et signez une cession non exclusive de droits de reproduction et de représentation.
2. Le formulaire d’autorisation de diffusion jury : à faire remplir et signer par le président du jury ou votre directeur de mémoire. Le niveau d’accès final retenu sera le plus restrictif entre vos deux autorisations.
3. La déclaration anti-plagiat : attestation sur l’honneur que le travail est personnel et que le rapport de détection d’originalité a été consulté. Certains établissements demandent à joindre le rapport Compilatio ou Turnitin.
4. Le formulaire de description bibliographique : titre complet, discipline, mots-clés, résumé en français et éventuellement en anglais. Ces métadonnées alimenteront directement la fiche DUMAS et le catalogue Sudoc.

Ces documents varient d’un établissement à l’autre. À Paris 1 Panthéon-Sorbonne, par exemple, ils sont disponibles sur la page du service d’appui à la recherche de la bibliothèque.

Étape 2 — Obtenir les autorisations après la soutenance

Immédiatement après la soutenance, recueillez les signatures manquantes. C’est souvent le moment le plus délicat, car le jury se disperse rapidement. Quelques conseils pratiques :

• Imprimez les formulaires en double exemplaire et glissez-les dans votre dossier de soutenance.
• Si un membre du jury ne peut pas signer le jour J, une signature électronique (via Adobe Sign ou la solution de votre établissement) est généralement acceptée.
• En cas de soutenance à distance (visioconférence), certains établissements acceptent les formulaires scannés transmis par courriel institutionnel, à condition que l’adresse soit celle de l’université.
• Si votre mémoire comporte des annexes contenant des données d’entretiens, vérifiez que l’autorisation de diffusion couvre explicitement ces annexes ou prévoyez une version expurgée à déposer.

Le jury peut aussi conditionner sa signature à des corrections mineures avant publication. Dans ce cas, c’est la version corrigée et non la version soutenue que vous transmettrez à la bibliothèque.

Étape 3 — Convertir et nommer le fichier PDF

DUMAS impose un format précis pour le fichier principal :

Pour convertir votre document Word ou LibreOffice en PDF, utilisez l’option « Enregistrer sous → PDF » ou l’export natif, en cochant la case « Intégrer les polices ». Si vous utilisez LaTeX, votre compilateur produit directement un PDF conforme. En cas de doute, l’outil FACILE du CINES analyse gratuitement votre fichier et signale toute non-conformité.

Pensez également à retirer les commentaires et révisions de Word avant la conversion finale, et à vérifier que les liens hypertextes internes (table des matières, notes de bas de page) fonctionnent dans le PDF.

Étape 4 — Choisir le niveau d’accès

C’est l’une des décisions les plus importantes du processus. Les options varient selon les établissements, mais les grandes catégories sont :

1. Accès ouvert (internet) : le mémoire est consultable par quiconque dispose d’un navigateur. C’est le niveau par défaut recommandé par le CCSD dans une logique de science ouverte. Votre travail est indexé par Google Scholar, BASE et les moteurs de recherche académiques.
2. Accès restreint : le document n’est accessible qu’aux membres de la communauté universitaire (authentification via CAS ou Shibboleth). Option pertinente si le mémoire contient des données industrielles ou des informations sensibles qui n’ont pas encore été publiées.
3. Archivage avec embargo : le document est conservé mais non consultable pendant une période définie (6 mois, 1 an, 2 ans). Utilisé en cas de dépôt de brevet en cours ou de valorisation commerciale imminente.
4. Archivage non consultable : le mémoire est conservé à des fins d’archivage institutionnel mais jamais rendu public. Option de dernier recours.

Règle à retenir : la décision finale retient toujours le niveau le plus restrictif entre l’autorisation étudiante et l’autorisation jury. Si vous souhaitez l’accès ouvert mais que votre directeur opte pour l’accès restreint, c’est ce dernier qui s’applique. L’autorisation de diffusion est révocable à tout moment par demande écrite à la bibliothèque.

Pour les étudiants dont le mémoire traite de données de recherche volumineuses, il peut être utile de combiner le dépôt DUMAS avec un plan de gestion des données. Voir notre article sur le modèle de plan de gestion des données PGD ANR 2026.

Étape 5 — Envoyer les documents à la bibliothèque

Une précision fondamentale : vous ne déposez jamais directement sur DUMAS. Contrairement à HAL (où un chercheur peut s’auto-archiver après création d’un compte), DUMAS fonctionne uniquement via dépôt institutionnel. C’est la bibliothèque universitaire de votre établissement — via son ou sa référent(e) DUMAS — qui soumet le dépôt en votre nom.

Voici ce que vous devez transmettre à la bibliothèque (en général par courriel à l’adresse du service d’appui à la recherche) :

• Le fichier PDF du mémoire (nommé selon les conventions)
• L’autorisation de diffusion signée par l’étudiant
• L’autorisation de diffusion signée par le jury (ou le directeur)
• La déclaration anti-plagiat signée
• Le formulaire de description bibliographique rempli (titre, résumé, mots-clés, discipline, formation)
• Le rapport de détection d’originalité (Compilatio, Turnitin) si demandé par l’établissement

Certains SCD — comme celui de l’Université CY Cergy Paris — proposent aussi des feuilles de style disciplinaires pour harmoniser la mise en page avant le dépôt, bien que leur utilisation soit facultative sauf indication contraire de votre responsable pédagogique.

La rapidité de traitement dépend de la période de l’année. Les mois de juin, juillet et septembre sont les plus chargés pour les bibliothèques, en raison du pic de soutenances. Transmettez vos documents dès que possible après la soutenance pour éviter les délais.

Étape 6 — Modération, licence et mise en ligne

Une fois le dépôt soumis par la bibliothèque, l’équipe du CCSD procède à une modération manuelle. Selon les informations publiées sur about.hal.science, cette vérification porte sur :

• L’accessibilité et la lisibilité du fichier (le texte intégral doit pouvoir être consulté et téléchargé par tout utilisateur)
• La conformité au regard de la propriété intellectuelle (absence de contenu protégé par des droits tiers non autorisés)
• L’exactitude des informations bibliographiques associées au document
• La présence d’une licence de réutilisation claire et accessible dans les métadonnées

HAL demande que chaque dépôt comportant un fichier soit accompagné d’une licence d’utilisation explicite, et privilégie les licences Creative Commons, en particulier CC BY (Attribution), car elle maximise la diffusion tout en exigeant la citation de l’auteur. Des options plus restrictives (CC BY-NC, CC BY-ND) restent possibles selon vos souhaits. En l’absence de choix exprimé, la bibliothèque peut appliquer la licence par défaut de l’établissement.

Le délai de mise en ligne est variable : de quelques jours en période creuse à deux semaines en juin-juillet. Une notification par courriel vous est envoyée dès que le document est visible sur DUMAS. Votre mémoire obtient alors un identifiant pérenne HAL (du type dumas-XXXXXXXX) que vous pouvez citer dans votre CV, vos dossiers de candidature ou vos futures publications.

Pour comprendre les statistiques de dépôt à l’échelle nationale — combien d’établissements contribuent et dans quelles proportions — vous pouvez consulter notre analyse des taux de dépôt des mémoires sur DUMAS/HAL en 2026 par académie.

Cas particuliers : MEEF, disciplines médicales, co-tutelle

Masters MEEF (Métiers de l’Enseignement, de l’Éducation et de la Formation)

Les masters MEEF relèvent d’une procédure spécifique dans de nombreux établissements. Votre université peut imposer une feuille de style particulière et un circuit de validation impliquant l’INSPE. Vérifiez le guide thématique dédié sur le site de votre bibliothèque avant d’entamer la procédure générale décrite ici.

Thèses d’exercice médicales et paramédicales

DUMAS accepte les thèses d’exercice en médecine, pharmacie, odontologie et certaines disciplines paramédicales (Bac+3 dans des filières spécialisées). Ces travaux sont traités par des collections dédiées dans DUMAS. La procédure est identique dans ses grandes lignes, mais l’autorisation peut devoir émaner du directeur de thèse et du doyen de l’UFR de santé.

Mémoires en co-tutelle internationale

Si votre master a été réalisé en co-tutelle avec une université étrangère, l’accord de diffusion doit être obtenu auprès des deux établissements. La convention de co-tutelle précise généralement quel établissement est responsable du dépôt numérique. En cas d’ambiguïté, contactez le service des relations internationales de votre université française.

Mémoires contenant des données personnelles sensibles

Tout mémoire intégrant des données d’enquête, d’entretiens ou de dossiers personnels doit avoir fait l’objet d’une anonymisation préalable avant dépôt. Pour les recherches impliquant des mineurs ou des populations vulnérables, des exigences supplémentaires s’appliquent. Consultez notre article sur la charte d’intégrité scientifique en thèse 2026 pour une vue d’ensemble des obligations éthiques.

Après la publication : visibilité, modification et retrait

Une fois en ligne, votre mémoire est indexé dans HAL, moissonné dans BASE (Bielefeld Academic Search Engine) et peut apparaître dans Google Scholar sous quelques semaines. Voici ce qu’il est possible (ou non) de faire après la mise en ligne :

Valorisez la visibilité de votre dépôt en mentionnant l’identifiant HAL dans la section « Publications » de votre profil LinkedIn ou de votre CV académique. Pour les étudiants qui poursuivent en doctorat, un dépôt DUMAS réussi constitue également une première expérience concrète des pratiques de l’édition scientifique ouverte, qu’il sera utile de mentionner dans les candidatures aux contrats doctoraux.

Si votre mémoire a nécessité une méthodologie qualitative rigoureuse — entretiens, observations, analyse de discours — et que vous souhaitez approfondir les dimensions éthiques et légales de ce type de recherche, notre guide méthodo HAL, theses.fr, DUMAS et Cairn offre des ressources complémentaires.

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