Étiquette : protection des données

Comment recueillir le consentement éclairé des participants à un entretien de mémoire en respectant le RGPD ?

Vous avez trouvé vos participants, organisé vos entretiens, affiné votre guide de questions — et là, votre directeur de mémoire vous rappelle que vous avez oublié le plus important : le formulaire de consentement éclairé. Ce document n’est pas une simple formalité administrative. Depuis l’entrée en application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, tout étudiant qui collecte des données personnelles dans le cadre d’un mémoire de master est soumis aux mêmes exigences de conformité que n’importe quel organisme de recherche. Méconnaître ces règles peut conduire à l’invalidation de vos données, voire au rejet de votre mémoire lors de la soutenance.

La bonne nouvelle : recueillir un consentement éclairé entretien mémoire RGPD conforme n’est pas une démarche complexe si l’on connaît les étapes. Ce guide vous présente, question par question, tout ce que vous devez savoir : les mentions obligatoires, la forme du formulaire, le droit de retrait, les durées de conservation, les obligations vis-à-vis de la CNIL, et un modèle de formulaire prêt à l’emploi.

Réponse rapide

Oui, le RGPD s’applique aux entretiens de mémoire universitaire. Vous devez obtenir un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque avant tout enregistrement ou collecte de données personnelles. Un formulaire écrit signé — ou un email de confirmation avec accusé de réception — constitue la preuve la plus solide. Les participants conservent un droit de retrait à tout moment.

Le RGPD s’applique-t-il réellement à mon mémoire de master ?

La question revient souvent en M1 et M2 : « Je fais juste des entretiens pour mon mémoire, est-ce que le RGPD me concerne vraiment ? » La réponse est sans ambiguïté. La CNIL confirme explicitement que les mémoires de recherche réalisés par des étudiants rattachés à une université entrent dans le périmètre de la recherche scientifique au sens du RGPD. Dès lors que vous collectez des données personnelles — nom, prénom, poste, employeur, opinions, verbatim, enregistrements audio ou vidéo — vous traitez des données à caractère personnel.

Le RGPD définit le traitement de données comme « toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction. » Même un simple carnet de notes avec des prénoms y entre.

Votre directeur de mémoire et votre université sont considérés comme responsables de traitement conjoint ou, selon les cas, comme responsable principal. Cela signifie que votre établissement a normalement un Délégué à la Protection des Données (DPO) que vous pouvez — et devez — contacter avant de lancer votre collecte de données.

CNIL — Conformité RGPD : recueillir le consentement des personnes

La CNIL publie des fiches pratiques sur le consentement au sens du RGPD, incluant les conditions de validité et les exigences spécifiques pour la recherche scientifique.

Lire la fiche CNIL sur le consentement →

Source : CNIL — Les bases légales : le consentement (cnil.fr)

Faut-il obligatoirement un formulaire signé ou un consentement oral suffit-il ?

Le RGPD n’impose pas la forme écrite pour le consentement. Il exige un acte positif clair et non ambigu : une déclaration ou un geste qui ne laisse aucun doute sur la volonté du participant. Cela peut théoriquement être oral. Toutefois, la CNIL précise que le responsable du traitement doit être en mesure de démontrer que le consentement a été obtenu valablement — ce que l’on appelle le principe d’accountability.

En pratique, pour un entretien de mémoire :

Formulaire papier signé : solution la plus robuste, conservez un exemplaire signé et remettez-en un au participant.
Email de confirmation : l’envoi d’un formulaire par email suivi d’une réponse explicite (« J’accepte les conditions décrites ci-dessus ») constitue un consentement valide et traçable.
Consentement oral enregistré : acceptable si vous enregistrez la déclaration verbale en début d’entretien, mais cette pratique crée une circularité (vous enregistrez avant d’avoir le droit d’enregistrer). Préférez obtenir le consentement écrit en amont, avant la rencontre.

La case pré-cochée, le silence ou la simple participation à l’entretien ne constituent jamais un consentement valide sous le RGPD.

Quelles mentions sont obligatoires dans le formulaire de consentement ?

L’article 13 du RGPD liste les informations que vous devez communiquer à tout participant avant de collecter ses données. Pour un entretien de mémoire, voici la liste complète des mentions obligatoires :

Mention	Ce qu’il faut indiquer concrètement
Identité du responsable de traitement	Votre nom complet + Université, laboratoire, composante
Coordonnées du DPO	Email DPO de votre université (disponible sur le site de l’établissement)
Finalités du traitement	Rédaction d’un mémoire de master, éventuellement publication ultérieure
Base légale	Consentement de la personne concernée (art. 6.1.a RGPD)
Données collectées	Enregistrement audio, transcription, verbatim cités dans le mémoire
Durée de conservation	Jusqu’à [date de soutenance], puis suppression ou anonymisation
Droits du participant	Accès, rectification, effacement, opposition, retrait du consentement
Modalités d’exercice des droits	Adresse email de contact dédiée à la recherche
Droit de réclamation CNIL	Mention du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr)

Si votre mémoire prévoit une publication ou diffusion publique des résultats (dépôt sur HAL/DUMAS, article académique), vous devez mentionner cette éventualité explicitement et, idéalement, recueillir un consentement distinct pour cette finalité supplémentaire.

À quoi ressemble un formulaire de consentement conforme ?

Voici un modèle de formulaire de consentement éclairé que vous pouvez adapter à votre mémoire. Il intègre toutes les mentions obligatoires et une case de consentement à double granularité (participation + enregistrement).

FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ÉCLAIRÉ
Conforme au RGPD (UE) 2016/679 — Art. 13

Titre de la recherche : [Titre de votre mémoire]
Chercheur responsable : [Prénom NOM], étudiant(e) en Master [intitulé], [Université], [Composante/Laboratoire]
Directeur·ice de mémoire : [Prénom NOM], [Grade], [Université]
Contact du chercheur : [adresse.email.recherche@univ.fr]
DPO de l’établissement : [dpo@univ.fr] — [https://www.univ.fr/dpo]

Objet de la recherche
Dans le cadre de la rédaction d’un mémoire de master, je collecte des données personnelles lors d’entretiens semi-directifs afin d’analyser [objet de recherche]. Les données recueillies (enregistrement audio, transcription, verbatim anonymisés) seront utilisées exclusivement à des fins académiques.

Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données : accès, rectification, effacement, limitation du traitement, opposition, et retrait du consentement à tout moment en m’écrivant à l’adresse ci-dessus. Le retrait de votre consentement ne compromet pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Durée de conservation
Les enregistrements et transcriptions seront conservés jusqu’à la soutenance du mémoire, prévue en [mois/année], puis supprimés ou définitivement anonymisés.

Déclarations de consentement (veuillez cocher chaque case séparément)

☐ Participation à l’entretien — J’accepte de participer à l’entretien dans le cadre de ce mémoire de master et je consens au traitement de mes données personnelles (opinions, expériences, informations professionnelles) conformément à la présente notice.

☐ Enregistrement audio — J’autorise l’enregistrement audio de l’entretien à des fins de transcription. Je comprends que cet enregistrement sera supprimé dès que la transcription sera validée, ou au plus tard à la date indiquée ci-dessus.

☐ Citation dans le mémoire (pseudonymisée) — J’autorise l’utilisation de mes propos sous forme de verbatim, sous un pseudonyme ou une désignation générique (ex. : « Responsable RH, secteur industriel »).

Note : vous pouvez cocher les deux premières cases sans cocher la troisième. Votre participation reste précieuse même sans citation directe.

Fait à __________, le __/__/____

Signature du/de la participant(e) : _________________________

Signature du chercheur : _________________________

Ce modèle utilise des cases séparées pour chaque finalité distincte — exigence explicite de la CNIL lorsque le consentement couvre plusieurs traitements.

Le consentement est-il la seule base légale possible pour un entretien de mémoire ?

Non. Le RGPD offre six bases légales possibles. Pour un mémoire universitaire menant des entretiens, deux bases sont pertinentes :

Le consentement (art. 6.1.a) : adapté quand le participant n’a aucune relation préexistante avec vous. C’est la base par défaut pour les entretiens de mémoire.
L’intérêt légitime (art. 6.1.f) ou la mission d’intérêt public (art. 6.1.e) : certaines recherches en sciences humaines et sociales peuvent s’appuyer sur ces bases, notamment quand l’université est clairement identifiée comme responsable de traitement et que le traitement est prévu dans sa mission institutionnelle.

La CNIL a publié une fiche spécifique sur le choix de la base légale en recherche, qui distingue les traitements relevant de l’intérêt public (article 6.1.e) de ceux fondés sur le consentement. Pour un mémoire de master classique, avec un directeur de recherche mais sans appartenance à un programme de recherche institutionnel formalisé, le consentement reste la base la plus sûre et la plus transparente.

Cela est cohérent avec votre approche méthodologique : si votre mémoire adopte une méthode qualitative ou quantitative, la transparence sur la base légale et la finalité des entretiens renforce la crédibilité de votre démarche aux yeux du jury.

Comment le participant exerce-t-il son droit de retrait ?

Le droit de retrait est un droit fondamental inscrit à l’article 7.3 du RGPD : « La personne concernée a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait. »

En pratique, pour un mémoire :

Modalité : le participant doit pouvoir retirer son consentement « aussi simplement qu’il l’a accordé ». Si vous avez recueilli un formulaire papier, un simple email suffit. Si vous avez collecté le consentement par email, un email de retrait est la modalité équivalente.
Délai de traitement : vous devez agir sans délai. Conservez un accusé de réception.
Conséquences concrètes : vous devez cesser tout traitement des données de ce participant. Si son verbatim figure déjà dans une section rédigée, il doit être retiré ou remplacé par une reformulation anonymisée ne permettant pas la ré-identification. L’enregistrement audio doit être supprimé.
Ce que vous conservez : la mention statistique (« X entretiens ont été réalisés, dont Y ont retiré leur consentement en cours de recherche ») peut être maintenue sans données personnelles associées.

Mentionnez explicitement dans votre mémoire que les participants ont pu exercer ce droit, et comment vous l’avez traité le cas échéant. Cela démontre votre maturité méthodologique — un élément apprécié par les jurys, particulièrement dans les disciplines des sciences sociales, de la santé ou du droit.

Combien de temps peut-on conserver les enregistrements et transcriptions ?

Le principe de limitation de la conservation (art. 5.1.e RGPD) impose de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Pour un mémoire de master, la logique est la suivante :

Type de données	Durée recommandée	Action après délai
Enregistrements audio bruts	Jusqu’à validation de la transcription	Suppression définitive
Transcriptions nominatives	Jusqu’à la soutenance	Anonymisation ou suppression
Formulaires de consentement signés	5 ans après la soutenance	Archivage sécurisé ou suppression
Données anonymisées dans le mémoire	Durée de vie du mémoire publié	Pas de suppression requise (non personnelles)

Conservez les formulaires de consentement signés plus longtemps que les données elles-mêmes — ils constituent votre preuve de conformité en cas de contestation.

Pour mieux comprendre la gestion de la taille d’échantillon et des participants dans une démarche qualitative, consultez notre guide dédié.

Faut-il faire une déclaration à la CNIL pour un mémoire ?

Non. Le régime de déclaration préalable à la CNIL a été supprimé avec l’entrée en application du RGPD en mai 2018. Il n’existe plus de formulaire Cerfa à remplir avant de lancer votre recherche.

En revanche, trois obligations concrètes restent en vigueur :

Le registre des activités de traitement : votre université doit tenir un registre de l’ensemble des traitements de données qu’elle réalise ou dont elle est coresponsable. Contactez le DPO de votre établissement pour que votre traitement (les entretiens du mémoire) y soit répertorié.
L’analyse d’impact (AIPD) : si votre recherche porte sur des données particulièrement sensibles (opinions politiques, données de santé, données biométriques, données concernant des personnes vulnérables), une Analyse d’Impact relative à la Protection des Données peut être nécessaire. Le DPO de votre université peut vous aider à évaluer ce besoin.
La notification en cas de violation : si vos données sont perdues, volées ou accessibles à des tiers non autorisés, vous devez en informer le DPO qui décide de l’opportunité d’une notification à la CNIL dans les 72 heures.

En résumé : pas de déclaration CNIL, mais un passage obligé par le DPO de votre université avant le lancement du terrain. Prévoyez cette démarche avec une semaine d’avance minimum dans votre rétroplanning.

Comment anonymiser les données après la soutenance ?

L’anonymisation est une étape critique que de nombreux étudiants confondent avec la pseudonymisation. La distinction est fondamentale en droit des données :

Pseudonymisation : remplacement d’un nom par un pseudonyme ou un code (ex. : « Interviewé 3 »). Les données restent personnelles car la ré-identification reste possible si la clé de correspondance existe. Le RGPD continue de s’appliquer.
Anonymisation : suppression irréversible de tout élément permettant d’identifier directement ou indirectement la personne. Les données anonymisées sortent du périmètre du RGPD.

Pour anonymiser correctement des transcriptions d’entretiens, vous devez supprimer ou généraliser :

Nom, prénom, initiales
Poste précis et nom de l’employeur (remplacer par « cadre intermédiaire, PME industrielle du secteur X »)
Lieux identifiables (ville précise, nom d’école)
Dates trop précises permettant une rétrocalcul biographique
Toute combinaison de données permettant la ré-identification (ex. : « seul DRH d’une entreprise de 50 personnes à Lyon » peut réidentifier)

Pour aller plus loin sur cette étape, notre article dédié sur le protocole RGPD et le modèle d’anonymisation vous propose un processus étape par étape.

Y a-t-il des cas particuliers : mineurs, données sensibles, entretiens en entreprise ?

Participants mineurs : si vous interrogez des participants de moins de 15 ans (16 ans selon la loi française), vous devez obtenir le consentement conjoint du mineur et de son représentant légal. En pratique, les mémoires de master portant sur des populations mineures impliquent généralement un protocole institutionnel spécifique — vérifiez auprès de votre directeur.

Données sensibles : si vos entretiens portent sur des opinions politiques, religieuses, syndicales, l’état de santé, l’orientation sexuelle, des données biométriques ou génétiques (catégories spéciales au sens de l’art. 9 RGPD), les exigences sont renforcées. Vous ne pouvez pas vous contenter du consentement ordinaire : la mention explicite du caractère sensible des données doit figurer dans le formulaire, et votre université doit avoir une procédure validée pour ce type de traitement.

Entretiens en entreprise : lorsque vous interrogez des salariés sur leur lieu de travail, une double dimension juridique entre en jeu : le consentement individuel du participant et l’autorisation de l’entreprise qui peut se considérer responsable de traitement pour les informations de nature professionnelle. Obtenez si possible un accord écrit du responsable RH ou de la direction en plus du consentement individuel.

Ces nuances sont importantes à intégrer dans votre section méthodologique, notamment lorsque vous expliquez à votre jury comment vous avez formulé vos hypothèses de recherche et structuré votre terrain empirique.

Point de vigilance 2026

L’utilisation d’outils d’IA pour transcrire automatiquement vos entretiens (Otter.ai, Whisper, etc.) constitue un traitement de données supplémentaire. Si ces outils traitent les données sur des serveurs non européens, vous devrez mentionner ce transfert dans votre formulaire de consentement et vérifier que l’outil offre des garanties adéquates (clauses contractuelles types, décision d’adéquation). Préférez des outils déployables en local ou certifiés RGPD pour éviter cette complication.

FAQ : toutes les questions sur le consentement éclairé et le RGPD pour le mémoire

Le RGPD s’applique-t-il à un mémoire de master ?

Oui. La CNIL confirme que les mémoires de recherche réalisés dans le cadre universitaire entrent dans le périmètre de la recherche scientifique au sens du RGPD. Tout étudiant collectant des données personnelles — noms, verbatim, coordonnées, enregistrements audio — lors d’entretiens doit respecter le règlement, y compris l’obligation d’information préalable et de recueil du consentement.

Le consentement éclairé doit-il obligatoirement être écrit ?

Pas obligatoirement, mais fortement recommandé. Le RGPD exige un acte positif clair et non ambigu qui peut être oral si l’étudiant conserve une preuve (enregistrement de la déclaration, note datée). En pratique, un formulaire écrit signé reste la solution la plus robuste car elle constitue la preuve la plus solide en cas de contestation ou de demande de retrait ultérieure.

Quelles mentions sont obligatoires dans le formulaire de consentement ?

Le formulaire doit indiquer : l’identité du responsable du traitement (étudiant + université), les coordonnées du DPO de l’établissement, la finalité du traitement (rédaction du mémoire), les catégories de données collectées, la durée de conservation, les droits du participant (accès, rectification, suppression, opposition, retrait du consentement) et les modalités pour les exercer, ainsi que le droit de réclamation auprès de la CNIL.

Comment le participant peut-il retirer son consentement ?

Le retrait doit être aussi simple que l’obtention du consentement. En pratique, une adresse email dédiée à la recherche suffit. Dès réception d’une demande de retrait, le chercheur doit cesser tout traitement et supprimer ou anonymiser les données collectées auprès de ce participant, y compris effacer les verbatim déjà intégrés dans les sections rédigées du mémoire.

Combien de temps peut-on conserver les enregistrements d’entretiens ?

La durée doit être proportionnelle à la finalité. Les enregistrements audio bruts doivent être supprimés dès validation de la transcription. Les transcriptions nominatives doivent être conservées jusqu’à la soutenance, puis anonymisées ou supprimées. Les formulaires de consentement signés peuvent être conservés 5 ans après la soutenance à titre de preuve de conformité. Les données définitivement anonymisées n’entrent plus dans le champ du RGPD et peuvent être archivées sans limite de durée.

Faut-il faire une déclaration à la CNIL pour un mémoire de master ?

Non, plus depuis le RGPD (mai 2018). Les déclarations préalables ont été supprimées. En revanche, l’université doit tenir un registre des activités de traitement. L’étudiant doit se rapprocher du DPO de son établissement pour s’assurer que le traitement lié à son mémoire y est bien répertorié avant le lancement du terrain.

Peut-on utiliser le consentement comme unique base légale pour des entretiens de mémoire ?

Oui, et c’est la base légale la plus adaptée pour des entretiens de mémoire classiques où les participants n’ont pas de relation préexistante avec l’étudiant. La CNIL souligne toutefois que certaines recherches en SHS peuvent s’appuyer sur l’intérêt public (art. 6.1.e). Lorsque le consentement est choisi, il doit être spécifique à chaque finalité distincte : participation, enregistrement, citation, diffusion publique.

Comment anonymiser les données d’entretien après la soutenance ?

L’anonymisation requiert la suppression ou la généralisation de tous les identifiants directs (nom, prénom) et indirects (poste précis, employeur nommé, localisation précise, dates permettant une rétrocalcul biographique). La simple pseudonymisation (remplacement par un prénom fictif ou un code) ne constitue pas une anonymisation au sens du RGPD : les données restent personnelles car la ré-identification reste possible via la clé de correspondance.

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Sources et références

juillet 13, 2026

Comment anonymiser les entretiens et données personnelles dans un mémoire de master ?

Vous avez conduit des entretiens qualitatifs, rempli des questionnaires ou collecté des données sensibles pour votre mémoire. Vient alors une question que beaucoup d’étudiants traitent trop tard : comment protéger l’identité de vos participants sans sacrifier la richesse analytique de vos données ? Depuis l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (RGPD) en 2018, cette question n’est plus seulement éthique — elle est juridiquement contraignante, y compris pour un mémoire de master en sciences humaines et sociales.

La confusion entre anonymisation et pseudonymisation est la première source d’erreur. Ces deux notions ont des implications légales radicalement différentes, et choisir la mauvaise approche peut exposer votre directeur de mémoire, votre laboratoire ou votre établissement à une mise en demeure de la CNIL. Ce guide vous donne les réponses précises, vérifiées et directement applicables à votre travail en 2026.

Réponse rapide : L’anonymisation supprime définitivement tout lien entre les données et la personne — les données sortent alors du champ du RGPD. La pseudonymisation remplace les identifiants par des codes mais reste réversible — les données restent des données personnelles soumises au RGPD. Pour la plupart des mémoires de master, la pseudonymisation est le minimum requis ; l’anonymisation totale est recommandée pour les données sensibles.

Quelle est la différence entre anonymisation et pseudonymisation ?

C’est la distinction que vous devez maîtriser avant toute autre chose. La CNIL définit l’anonymisation comme « un traitement qui consiste à utiliser un ensemble de techniques de manière à rendre impossible, en pratique, toute identification de la personne par quelque moyen que ce soit et de manière irréversible ». L’anonymisation est donc un processus terminal et irréversible. Une fois réalisée, même le chercheur lui-même ne peut retrouver l’identité de la personne.

La pseudonymisation, définie à l’article 4 du RGPD, consiste à traiter les données personnelles « de telle façon que celles-ci ne puissent plus être attribuées à une personne concernée précise sans avoir recours à des informations supplémentaires ». Ces informations supplémentaires — la table de correspondance entre les codes et les identités réelles — doivent être conservées séparément et sécurisées. La pseudonymisation est donc réversible.

Comparatif anonymisation vs pseudonymisation (RGPD 2026)
Critère	Anonymisation	Pseudonymisation
Réversibilité	Irréversible	Réversible (avec la clé)
Statut sous RGPD	Hors champ RGPD	Reste une donnée personnelle
Obligations légales	Aucune après anonymisation	Base légale, durée, sécurité
Exemple pratique	Suppression des noms + toute variable identificatrice	Remplacement du nom par E1, E2… + table de correspondance chiffrée
Conservation des données sources	Non obligatoire (recommandé : destruction)	Possible, en environnement sécurisé
Usage pour le mémoire de master	Recommandée pour données sensibles	Minimum attendu pour données ordinaires

CNIL — Anonymisation et pseudonymisation des données de recherche

La CNIL publie des ressources pratiques sur les enjeux et avantages de l’anonymisation et de la pseudonymisation dans le cadre de la recherche scientifique (hors santé).

Lire la fiche CNIL anonymisation →

Source : CNIL — Recherche scientifique : enjeux de l’anonymisation et de la pseudonymisation (cnil.fr)

Dans une décision du 13 février 2026, le Conseil d’État a rappelé que « une donnée ne peut être considérée comme ayant été anonymisée par une pseudonymisation que si le risque d’identification est insignifiant ». Ce rappel jurisprudentiel confirme qu’il ne suffit pas de changer un prénom pour anonymiser un entretien.

Le RGPD s’applique-t-il vraiment à un mémoire de master étudiant ?

Oui, sans exception. Dès lors que votre mémoire traite des données permettant d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique, le RGPD s’applique. L’étudiant est considéré comme responsable de traitement sous la responsabilité de son établissement. Cela implique trois obligations minimales :

Obtenir le consentement éclairé de chaque participant avant toute collecte (voir la section sur la formulation du consentement dans votre mémoire).
Définir une durée de conservation des données sources et s’y tenir : au-delà de la soutenance, la conservation de fichiers identifiants non nécessaires est illicite.
Sécuriser les fichiers bruts : les enregistrements audio et les retranscriptions identifiantes doivent être stockés dans un espace chiffré, non partagé via des services cloud non conformes au RGPD.

La CNIL précise que les personnes ayant participé à la recherche conservent leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, sauf lorsque leur exercice « compromettrait gravement les objectifs de la recherche », ce qui doit être justifié au cas par cas.

Quels éléments faut-il supprimer d’une retranscription d’entretien ?

L’erreur classique consiste à ne remplacer que le prénom et le nom, en oubliant toutes les données indirectement identifiantes. Selon les travaux de recherche sur l’anonymisation en SHS publiés par l’Université Jean Moulin Lyon 3, « le caractère identifiant des données varie selon le contexte » : un prénom courant dans une grande ville porte un risque d’identification bien moindre que dans un village de deux cents habitants.

Voici les catégories d’éléments à traiter systématiquement :

Identifiants directs — à supprimer ou remplacer obligatoirement

Prénom et nom de famille
Adresse postale précise
Adresse e-mail, numéro de téléphone
Toute référence à une personne tierce identifiable (« mon collègue Jean-Pierre Dubois »)
Signature ou tout élément biométrique

Identifiants indirects — à évaluer selon le contexte

Âge précis : remplacer par une tranche d’âge (ex. « 35-45 ans »)
Employeur précis ou établissement scolaire : remplacer par le secteur ou le type d’établissement
Localisation précise : remplacer par la région ou le type de territoire (urbain/rural)
Profession très spécifique : généraliser (ex. « responsable de la communication interne du groupe X » → « cadre communication, grand groupe »)
Événements personnels datés : reformuler (ex. « depuis mon divorce en 2021 » → « suite à un changement de situation familiale »)

Attention au croisement de variables : une combinaison apparemment anodine — femme, 42 ans, DRH, PME agroalimentaire, Bretagne — peut être suffisante pour identifier une personne précise. Évaluez toujours les données dans leur combinaison, pas isolément.

Comment choisir un prénom fictif ou un code participant ?

Deux approches sont couramment utilisées dans les mémoires en SHS :

Les codes alphanumériques (E1, E2, E3…) sont la solution la plus neutre et la plus facile à manier dans l’analyse. Ils n’induisent aucun biais interprétatif lié à la consonance du prénom et sont préconisés par la convention ICOR du CNRS pour les corpus oraux. Vous pouvez enrichir le code d’un descripteur fonctionnel : E1-RH (entretien 1, profil ressources humaines), ce qui facilite la lecture sans lever l’anonymat.

Les prénoms fictifs sont préférables lorsque la dimension narrative et humaine du discours est centrale à l’analyse (récits de vie, recherches en psychologie sociale, sociologie compréhensive). Dans ce cas, respectez deux règles :

Choisissez un prénom de même fréquence statistique que l’original (un prénom rare ne remplace pas un prénom courant, et inversement).
Conservez le même genre grammatical que la personne réelle pour ne pas fausser l’analyse des représentations genrées.

Évitez les prénoms très typiques d’une origine ethnique ou culturelle particulière qui pourraient, par substitution, créer un biais ou recréer un indice d’identification. Pour un échantillon qualitatif de petite taille, préférez les codes : avec six à douze participants, les prénoms fictifs peuvent encore permettre une identification par triangulation.

L’anonymisation détruit-elle la valeur qualitative des données ?

C’est la crainte principale des étudiants qui réalisent des entretiens en profondeur. La réponse est non — à condition de ne pas sur-anonymiser. L’objectif est de retirer les identifiants qui ne contribuent pas à l’analyse, tout en préservant les variables contextuelles qui fondent votre interprétation.

Voici ce qu’il faut conserver :

Le secteur d’activité (industrie, éducation, santé…)
Le niveau hiérarchique ou le statut (cadre, exécutant, dirigeant, étudiant, enseignant…)
L’ancienneté dans le poste ou dans l’organisation (tranche : 0-3 ans, 3-10 ans, plus de 10 ans)
Le genre (sauf si son maintien permettrait une identification directe dans un contexte très restreint)
La région ou le type de territoire (urbain, rural, outre-mer)
La tranche d’âge

Ces variables sont indispensables à l’analyse thématique et à la discussion des résultats. Une anonymisation qui les efface prive le lecteur — et le jury — des éléments de contextualisation nécessaires à l’évaluation de la crédibilité et de la transférabilité de votre analyse. Pour aller plus loin sur la construction méthodologique, consultez notre article sur la formulation des hypothèses de recherche dans un mémoire.

Peut-on nommer un expert ou une personnalité publique ?

Oui, sous conditions. Lorsque vous réalisez un entretien expert — c’est-à-dire un entretien avec une personne dont vous sollicitez les connaissances en tant que source d’autorité, et non en tant que sujet de recherche — vous pouvez citer cette personne nommément si elle y a expressément consenti.

Dans ce cas, le discours de l’expert n’est plus une donnée personnelle ordinaire mais une prise de position professionnelle publique. Les conditions à respecter sont les suivantes :

Obtenir un consentement écrit explicite mentionnant que la personne accepte d’être citée avec son identité dans le mémoire.
Faire relire à l’expert les passages qui le concernent avant dépôt.
Mentionner clairement dans la retranscription ou en note de bas de page : « Entretien expert, cité avec accord de l’intéressé(e), [prénom, nom, titre, organisation], [date] ».
Ne pas citer d’éléments que l’expert aurait dit de manière informelle, en dehors du cadre formel de l’entretien.

Pour une personnalité publique ayant tenu des propos publics (discours, publication, interview publiée), pas d’entretien spécifique n’est nécessaire : vous la citez comme une source bibliographique ordinaire. Cela concerne par exemple les dirigeants d’organisations cités dans leurs communications officielles.

Bonne pratique : préparez dès le départ deux formulaires de consentement distincts — l’un pour les participants ordinaires (anonymisation garantie), l’autre pour les experts nommés (accord de citation). Votre directeur de mémoire et votre comité d’éthique apprécieront cette rigueur.

Faut-il détruire les enregistrements audio après la retranscription ?

La réponse dépend du niveau d’anonymisation que vous avez choisi et de la durée de conservation que vous avez déclarée.

En cas d’anonymisation totale : la destruction des enregistrements renforce la solidité juridique de la démarche et complète logiquement le processus. Si vous avez déclaré que vos données seraient anonymisées, conserver des enregistrements audio identifiants constitue une incohérence légale. La destruction doit être effective (vidage de corbeille définitif, effacement des sauvegardes cloud) et peut être notée dans un journal de traitement.

En cas de pseudonymisation : vous pouvez conserver les enregistrements pour une éventuelle vérification ou réanalyse pendant la durée de la recherche (généralement jusqu’à la soutenance, ou jusqu’à la fin d’un éventuel projet de publication). Ils doivent être :

Chiffrés (AES-256 ou équivalent)
Stockés sur un support non partagé ou dans un service cloud conforme au RGPD (hébergement en Europe, accord de traitement de données signé)
Détruits définitivement à la date prévue

La CNIL recommande de définir à l’avance une durée de conservation dans votre protocole et de s’y tenir rigoureusement. Cette durée doit être mentionnée dans le formulaire de consentement remis aux participants.

Comment mentionner l’anonymisation dans la méthodologie du mémoire ?

La mention de votre démarche d’anonymisation dans la section méthodologique est à la fois une obligation éthique et un élément valorisé à la soutenance. Les jurys de mémoire évaluent explicitement la rigueur éthique dans les travaux qualitatifs.

Votre paragraphe méthodologique sur l’anonymisation doit mentionner :

La technique choisie : « Les entretiens ont été pseudonymisés par remplacement des identifiants directs par des codes alphanumériques (E1 à E12). »
Les éléments modifiés : « Les prénoms, noms, employeurs précis et localisations ont été remplacés par des variables généralisées. »
Les mesures de sécurité : « Les enregistrements audio et la table de correspondance sont conservés dans un dossier chiffré sur un support local non connecté. »
La durée de conservation : « Ces fichiers seront détruits au plus tard six mois après la soutenance. »
Le consentement : « Chaque participant a signé un formulaire de consentement éclairé précisant les modalités de traitement. »

Ce niveau de détail, qui ne dépasse généralement pas un paragraphe de quinze à vingt lignes, est le signe d’une maîtrise méthodologique attendue en master recherche. Pour les mémoires professionnels, une formulation plus concise est acceptable, mais les éléments essentiels (technique, éléments modifiés, consentement) doivent figurer.

Où classer les retranscriptions anonymisées dans le mémoire ?

Les retranscriptions — intégrales ou partielles — sont classées en annexe, numérotées et référencées dans le corps du texte (ex. : « voir Annexe 3 — Retranscription entretien E4 »). Leur présence en annexe n’est pas toujours obligatoire : certains directeurs de mémoire demandent uniquement des extraits ciblés, d’autres souhaitent les retranscriptions complètes. Clarifiez ce point dès le début.

En tête de chaque retranscription en annexe, indiquez un tableau de présentation du participant :

Exemple de fiche descriptive anonymisée (à placer en tête de retranscription)
Variable	Valeur anonymisée
Code participant	E4
Genre	Féminin
Tranche d’âge	38-45 ans
Secteur	Industrie agroalimentaire
Niveau hiérarchique	Cadre supérieur
Ancienneté	Plus de 10 ans
Territoire	Région Ouest, urbain
Date de l’entretien	Mars 2026

Cette fiche permet au jury de contextualiser les extraits cités sans lever l’anonymat. Elle est aussi le signe que vous avez réfléchi à la bonne granularité des variables à conserver — une compétence méthodologique appréciée dans les mémoires de recherche. Pour savoir comment rédiger l’abstract de votre mémoire, qui devra lui aussi mentionner votre démarche éthique en quelques mots, consultez notre guide dédié.

FAQ

Quelle est la différence entre anonymisation et pseudonymisation dans un mémoire ?

L’anonymisation est irréversible : une fois réalisée, il est impossible de retrouver l’identité de la personne, y compris par le chercheur lui-même. La pseudonymisation remplace les identifiants directs par des codes ou alias, mais la réidentification reste possible si l’on dispose de la table de correspondance. Seule l’anonymisation fait sortir les données du champ d’application du RGPD.

Quels éléments faut-il supprimer d’une retranscription d’entretien ?

Il faut supprimer ou remplacer : le prénom et le nom, l’âge précis (remplacer par une tranche), l’employeur ou l’établissement précis, le lieu de résidence, toute référence à un événement personnel daté, et les informations susceptibles de permettre une identification indirecte par croisement (profession rare + région + sexe + âge précis, par exemple).

Comment choisir un prénom fictif pour anonymiser un entretien ?

Utilisez un code neutre (E1, E2…) ou un prénom fictif de même fréquence statistique et de même genre que l’original pour ne pas fausser l’interprétation genrée. Évitez les prénoms très rares ou très typiques d’une origine, qui pourraient rétablir un indice d’identification.

Peut-on nommer un expert ou une personnalité publique dans son mémoire ?

Oui, si l’expert a donné son accord explicite et que ses propos sont cités en tant que source officielle. Obtenez toujours son consentement écrit et précisez dans la retranscription que la non-anonymisation est volontaire. Pour une personnalité publique dont les propos figurent dans des documents officiels publiés, aucun consentement spécifique n’est requis : citez-la comme une source bibliographique ordinaire.

Faut-il détruire les enregistrements audio après la retranscription ?

Si vous optez pour l’anonymisation totale et irréversible, la destruction des enregistrements renforce la solidité juridique de la démarche. En cas de pseudonymisation, vous pouvez conserver les enregistrements chiffrés pendant la durée de la recherche, puis les supprimer définitivement. La CNIL recommande de définir à l’avance une durée de conservation et de s’y tenir.

La pseudonymisation suffit-elle pour un mémoire de master en SHS ?

Pour la plupart des mémoires de master, la pseudonymisation est le minimum attendu. L’anonymisation totale est recommandée lorsque la nature des données est sensible (opinions politiques, santé, vie privée). Dans tous les cas, les données pseudonymisées restent soumises au RGPD et le chercheur doit conserver la table de correspondance dans un environnement sécurisé, séparé du mémoire.

Comment mentionner l’anonymisation dans la méthodologie du mémoire ?

Indiquez explicitement dans la section méthodologie : la technique choisie (anonymisation ou pseudonymisation), les éléments modifiés, les mesures de sécurité prises pour les fichiers sources, et la durée de conservation prévue. Cette transparence est valorisée par le jury et prouve votre maîtrise des enjeux éthiques.

Où classer les retranscriptions anonymisées dans le mémoire ?

Les retranscriptions (même partielles) sont généralement placées en annexe. Indiquez clairement qu’elles ont été anonymisées et précisez le code attribué à chaque participant ainsi qu’un tableau descriptif (secteur, niveau hiérarchique, tranche d’âge, région). Vérifiez auprès de votre directeur de mémoire si les retranscriptions intégrales ou seulement des extraits sont attendus.

L’anonymisation détruit-elle la valeur qualitative des données ?

Non, à condition de ne pas sur-anonymiser. L’objectif est de retirer les identifiants directs tout en préservant le contexte significatif : secteur d’activité, niveau hiérarchique, ancienneté, genre, région. Ces variables contextuelles sont indispensables à l’analyse thématique. Une anonymisation trop agressive — qui retire aussi ces éléments — appauvrit l’interprétation sans bénéfice légal supplémentaire.

Le RGPD s’applique-t-il aux mémoires de master étudiants ?

Oui. Dès qu’un mémoire traite des données personnelles de personnes physiques identifiables, le RGPD s’applique pleinement. L’étudiant est considéré comme responsable de traitement sous la responsabilité de son établissement. Il doit obtenir le consentement éclairé des participants et respecter les obligations de sécurité et de durée de conservation.

Votre mémoire traite des données sensibles ?

Tesify vous aide à structurer votre démarche éthique et méthodologique dès la phase de collecte : protocole de consentement, cadrage de l’anonymisation dans la méthodologie, et relecture de vos retranscriptions avant dépôt. Votre directeur de mémoire sera satisfait — et vos participants, protégés.

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juillet 13, 2026

Protocole RGPD pour les entretiens de mémoire 2026 : modèle d’anonymisation

Vous avez identifié vos participants, planifié vos guides d’entretien, et vous êtes prêt à démarrer la collecte de terrain pour votre mémoire de master. Un obstacle réglementaire surgit alors : le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) s’applique à chaque enregistrement, chaque transcription, chaque courriel échangé avec vos interlocuteurs. Ignorer ces obligations expose l’étudiant à des sanctions, fragilise la validité juridique du mémoire, et — surtout — trahit la confiance des personnes qui ont accepté de vous parler. Ce guide présente le protocole RGPD complet pour des entretiens de mémoire conformes en 2026, du formulaire de consentement jusqu’à l’anonymisation des transcriptions, avec des modèles directement utilisables.

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) a publié une série de huit fiches pratiques dédiées à la recherche scientifique hors santé. Ces fiches font autorité : elles précisent la base légale applicable, les durées de conservation, les mesures de sécurité et les droits des participants. Pour les étudiants qui rédigent un mémoire en sciences humaines et sociales (SHS), en psychologie, en sciences de l’éducation ou en gestion, ces textes sont le point de départ incontournable.

En bref : Tout entretien enregistré ou transcrit permettant d’identifier un participant est soumis au RGPD. L’étudiant doit (1) choisir une base légale (généralement le consentement), (2) informer le participant avant le recueil, (3) sécuriser et pseudonymiser les données, et (4) les supprimer ou anonymiser après la soutenance. Un formulaire de consentement écrit est vivement recommandé.

1. Pourquoi le RGPD s’applique à vos entretiens

Le RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Un enregistrement audio contenant la voix d’un participant est une donnée personnelle. Une transcription mentionnant son prénom, son poste, ou son employeur l’est également. Il en va de même pour les courriels de prise de contact conservés dans votre boîte mail universitaire.

La CNIL précise que les règles s’appliquent dès que le responsable de traitement opère dans l’Union européenne ou que les personnes concernées résident dans l’UE. Pour un étudiant inscrit dans une université française, les deux conditions sont réunies. Il n’existe pas d’exemption automatique pour les travaux académiques non financés : l’échelle du traitement (même un seul entretien) ne dispense pas de la conformité.

Pour approfondir le cadre applicable aux sciences humaines et sociales, l’InSHS / CNRS met à disposition un guide de référence détaillé sur le RGPD en recherche, régulièrement actualisé.

Source : InSHS / CNRS — Guide RGPD pour la recherche en SHS (édition 2025, PDF)

Les données dites sensibles — opinions politiques, convictions religieuses, orientation sexuelle, état de santé, appartenance syndicale — sont en principe interdites de traitement, sauf conditions strictes. Si votre mémoire porte sur ces thématiques (mémoire en sciences religieuses, études de genre, sociologie du travail militant…), un avis du Comité d’Éthique de la Recherche (CER) de votre établissement est fortement recommandé avant tout recueil.

2. Choisir la bonne base légale

Le RGPD impose d’identifier une base légale avant de commencer à traiter des données. Trois bases sont pertinentes pour la recherche universitaire :

Base légale	Quand l’utiliser	Contraintes principales
Consentement (art. 6§1 a)	Mémoires de master, recherche individuelle sans financement public	Libre, spécifique, éclairé, non ambigu ; retrait possible à tout moment
Mission d’intérêt public (art. 6§1 e)	Projets portés par un laboratoire public, ANR, contrat CIFRE	Nécessite que la mission soit définie par la loi ou le droit de l’UE
Intérêt légitime (art. 6§1 f)	Organisations privées à but de recherche, think tanks	Interdit aux autorités publiques ; nécessite une analyse de balance des intérêts documentée

Pour la grande majorité des mémoires de master, la base légale retenue est le consentement. Contrairement à une idée reçue, il ne suffit pas que le participant ait accepté verbalement de participer à votre recherche : ce consentement à la participation est distinct du consentement au traitement de ses données personnelles. La CNIL est explicite à ce sujet : les deux actes doivent être séparés et tracés.

3. Formulaire de consentement : modèle complet

Voici un modèle de formulaire de consentement conforme au RGPD, adapté aux entretiens semi-directifs dans le cadre d’un mémoire de master 2026. Il est librement adaptable selon votre discipline et votre établissement.

FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ÉCLAIRÉ — MÉMOIRE DE MASTER

Titre du mémoire : _______________________________________________

Étudiant(e)-chercheur(e) : ___________________________________________
Université : _____________________________ · UFR / Département : _______________
Courriel (adresse universitaire) : ___________________________________________
Directeur(rice) de mémoire : _________________________________________________

Objet de la recherche : [décrire en termes simples l’objectif, la problématique et la méthode employée — 2 à 4 phrases]

Données collectées : enregistrement audio de l’entretien, transcription textuelle, éventuellement notes manuscrites de l’enquêteur.

Finalité : analyse qualitative dans le cadre du mémoire de master susmentionné. Les données ne seront pas réutilisées à d’autres fins sans un nouveau consentement explicite.

Destinataires : l’étudiant(e)-chercheur(e) et, à titre de direction scientifique, le/la directeur(rice) de mémoire. Aucune transmission à des tiers sans accord préalable.

Durée de conservation : les enregistrements et transcriptions nominatives seront conservés jusqu’à la soutenance du mémoire, soit au plus tard le [date prévisionnelle], puis supprimés ou anonymisés dans un délai de trois mois suivant la soutenance.

Droits des participants (art. 15 à 22 du RGPD) :

Droit d’accès : obtenir une copie des données vous concernant.
Droit de rectification : faire corriger toute information inexacte.
Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve que cela ne compromette pas gravement les objectifs de la recherche).
Droit d’opposition et de limitation du traitement.
Droit de retrait du consentement à tout moment, sans justification ni pénalité, par simple courriel à l’adresse indiquée ci-dessus.

Réclamation : si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).

Mesures de sécurité : les fichiers numériques sont stockés sur un disque chiffré ; les transcriptions nominatives sont protégées par mot de passe.

Je soussigné(e), ___________________________, après avoir lu les informations ci-dessus et avoir eu la possibilité de poser des questions :

☐ Consens à participer à cet entretien de recherche.
☐ Consens à l’enregistrement audio de l’entretien.
☐ Consens à ce que les données issues de cet entretien soient utilisées dans le mémoire de master susmentionné, sous forme anonymisée dans le document final.

Date : _______________ Signature : ___________________________

Ce formulaire est établi en deux exemplaires originaux ; l’un est remis au participant, l’autre est conservé par l’étudiant(e)-chercheur(e).

Ce modèle s’inspire des gabarits mis à disposition par Paris 1 Panthéon-Sorbonne dans le cadre de son service de protection des données personnelles pour la recherche. Adaptez les rubriques à votre situation concrète avant tout usage.

4. Informer les participants : ce que dit la CNIL

La CNIL exige que l’information délivrée aux participants soit « concise, transparente, compréhensible et aisément accessible », rédigée dans un vocabulaire simple, avec des phrases courtes. Elle doit inclure :

L’identité et les coordonnées du responsable de traitement (l’étudiant, mais aussi, le cas échéant, l’université).
La finalité et la base légale du traitement.
La liste des destinataires des données (directeur de mémoire, membres du jury si communication d’extraits…).
La durée de conservation envisagée.
L’existence des droits RGPD et la manière de les exercer.
Le droit de déposer une réclamation auprès de la CNIL.

En pratique, cette information peut être transmise par trois canaux : le formulaire de consentement lui-même (solution la plus robuste), un courriel d’information envoyé avant l’entretien, ou une note d’information remise lors de la prise de contact. Pour les entretiens téléphoniques ou en visioconférence, une version orale peut compléter le document écrit, mais le consentement écrit (même électronique) reste préférable pour sa valeur probante.

Pour les participants mineurs de moins de 15 ans, le consentement d’un représentant légal est obligatoire, en complément de l’accord du mineur adapté à son niveau de compréhension. Cette situation peut se présenter dans les mémoires en sciences de l’éducation ou en sociologie de la jeunesse.

5. Anonymisation et pseudonymisation : méthodes pratiques

La distinction est fondamentale : la pseudonymisation remplace les identifiants directs par des codes ou des pseudonymes, mais conserve la possibilité de réidentification via une table de correspondance sécurisée. Les données pseudonymisées restent des données personnelles et demeurent soumises au RGPD. L’anonymisation rend la réidentification impossible en pratique : les données cessent d’être personnelles et ne sont plus régies par le RGPD.

La CNIL identifie trois critères cumulatifs pour une anonymisation réelle : non-individualisation (impossible d’isoler un individu dans le jeu de données), non-corrélation (impossible de relier entre eux des ensembles de données distincts concernant un même individu), et non-inférence (impossible de déduire de façon quasi-certaine de nouvelles informations sur un individu). Ces trois critères doivent être évalués en permanence, car les risques de réidentification évoluent avec les technologies.

5.1 Pseudonymiser vos transcriptions : protocole pas à pas

Créer un tableau de correspondance : notez le vrai nom et le code attribué (E1, E2… ou des pseudonymes de votre choix). Conservez ce fichier chiffré, séparé de vos transcriptions.
Remplacer les identifiants directs : prénoms, noms de famille, adresses, numéros de téléphone. Utilisez la fonction « Rechercher/Remplacer » de votre traitement de texte.
Généraliser les identifiants indirects : poste précis → « cadre supérieur dans une collectivité locale » ; établissement nommé → « une université de province de taille moyenne » ; date exacte → « début 2024 ».
Tester la réidentification : relisez la transcription en vous demandant si la combinaison des attributs restants (secteur + tranche d’âge + localisation + parcours) permettrait à un lecteur informé d’identifier le participant. Si oui, généralisez davantage.
Distinguer les versions : conservez la version nominative (nécessaire pendant l’analyse) dans un dossier protégé par mot de passe, et la version pseudonymisée dans votre dossier de travail courant.

5.2 Cas particuliers

Dans les mémoires de sociologie ou d’anthropologie, l’identité de certains acteurs peut être nécessaire à la démonstration — par exemple, un élu local dont les propos publics sont analysés. Dans ce cas, la CNIL admet un traitement de données nominatives si l’intérêt de la recherche prévaut manifestement et si la personne en a été informée. Il convient alors de le justifier explicitement dans le mémoire et d’en référer au directeur de mémoire.

Pour aller plus loin dans votre démarche de justification méthodologique dans le mémoire, il est utile de consacrer un paragraphe entier à votre protocole RGPD dans la section « méthode » : cela démontre la rigueur scientifique attendue par les jurys en 2026.

6. Durée de conservation des données

La CNIL impose que la durée de conservation soit définie avant le début du traitement et documentée dans la fiche de traitement transmise au DPO. Elle doit être proportionnée à l’objectif de recherche.

Type de données	Phase active	Après soutenance
Enregistrements audio bruts	Durée de la recherche (jusqu’à soutenance)	Suppression dans les 3 mois suivant la soutenance
Transcriptions nominatives	Durée de l’analyse qualitative	Anonymisation ou suppression dans les 3 mois
Transcriptions pseudonymisées	Toute la durée du mémoire	Conservation possible jusqu’à 2 ans pour valorisation scientifique
Données anonymisées (version publiée)	Sans limite de durée	Archivage possible sur HAL/DUMAS
Formulaires de consentement	Toute la durée de la recherche	Conservation 5 ans minimum (valeur probante)

Un point souvent négligé : les courriels de prise de contact avec les participants contiennent des données personnelles (adresse courriel, nom, éventuellement employeur). Ils sont soumis aux mêmes règles de conservation et doivent être supprimés selon le même calendrier que les transcriptions nominatives.

Si votre mémoire s’inscrit dans un projet de recherche plus large porté par un laboratoire, la durée de conservation peut être étendue à la durée du financement (contrat ANR, chaire…) plus deux ans, selon les préconisations de la CNIL. Dans ce cas, référez-vous au modèle de plan de gestion des données (PGD) ANR 2026 pour articuler les deux niveaux de conformité.

7. Mesures de sécurité informatique

La CNIL détaille les mesures de sécurité minimales applicables à la recherche scientifique. Pour un étudiant réalisant des entretiens dans le cadre de son mémoire, les pratiques suivantes sont attendues :

Chiffrement des supports : les enregistrements et transcriptions nominatives doivent être stockés sur un disque ou une partition chiffrée (VeraCrypt, BitLocker, FileVault selon votre système d’exploitation). Une simple protection par mot de passe Word n’est pas suffisante.
Accès restreint : seuls vous et votre directeur de mémoire avez accès aux données nominatives. Ne partagez pas de fichiers non chiffrés via des services cloud grand public (Google Drive partagé avec des tiers, WeTransfer…).
Verrouillage automatique : configurez le verrouillage automatique de votre ordinateur après 5 minutes d’inactivité.
Sauvegardes sécurisées : effectuez des sauvegardes régulières sur un support chiffré distinct.
Destruction sécurisée : à l’échéance de conservation, utilisez un outil de suppression sécurisée (Eraser, Secure Empty Trash) plutôt qu’une simple suppression.

Pour les enregistrements audio, préférez un dictaphone dédié à la recherche dont vous pouvez effacer les fichiers de façon sécurisée, plutôt que votre smartphone personnel. Si vous utilisez un outil de transcription automatique, vérifiez sa politique de confidentialité et son lieu de traitement des données — un sujet abordé en détail dans notre comparatif des meilleurs outils de transcription d’entretiens pour mémoire 2026.

8. CER et DPO : quand et comment les contacter

8.1 Le Délégué à la Protection des Données (DPO)

Toutes les universités françaises disposent d’un Délégué à la Protection des Données (DPO). L’étudiant doit déclarer son traitement avant de débuter les entretiens, en remplissant une fiche de traitement disponible sur le site de son établissement. À Paris 1 Panthéon-Sorbonne, cette fiche est un fichier Excel à envoyer à dpo@univ-paris1.fr. À Aix-Marseille Université, le service DPO est accessible via le portail intranet.

Cette démarche est distincte de l’avis éthique : elle relève du droit et est obligatoire dès qu’un traitement de données personnelles est mis en œuvre dans le cadre de l’université.

8.2 Le Comité d’Éthique de la Recherche (CER)

La Fédération des CER regroupe les comités d’éthique des principaux établissements français depuis 2018. Les CER examinent la conformité éthique des protocoles de recherche : objectifs, procédures d’inclusion, méthodes de consentement, anonymisation et stockage des données, respect de la dignité des participants.

Pour les mémoires de master, la procédure varie selon les établissements :

Sorbonne Paris Nord : le CER-USPN n’examine pas les projets portés uniquement par des étudiants de master à titre individuel.
Université Paris-Saclay : un avis peut être sollicité si le mémoire s’inscrit dans un projet labellisé par un laboratoire.
Universités de Lyon (CER-UDL) : les projets impliquant des données sensibles ou des populations vulnérables sont soumis à examen même au niveau master.

Dans tous les cas, vérifiez le règlement du CER de votre université dès le début de votre mémoire. Si votre sujet implique des données sensibles (santé mentale, religion, sexualité, parcours migratoire…), ne démarrez pas les entretiens sans avoir obtenu confirmation de la procédure applicable.

Pour les mémoires reposant sur une enquête de terrain qualitative, l’articulation entre protocole RGPD, conduite des entretiens semi-directifs et codage des données est développée dans notre guide sur le mémoire en sociologie et la méthodologie qualitative 2026.

9. Checklist récapitulative

Voici les étapes à compléter dans l’ordre chronologique, avant, pendant et après la collecte :

Avant les entretiens

☐ Identifier la base légale applicable (généralement consentement).
☐ Rédiger le formulaire de consentement éclairé (s’appuyer sur le modèle ci-dessus).
☐ Rédiger la note d’information ou l’intégrer dans le formulaire.
☐ Déclarer le traitement auprès du DPO de votre université.
☐ Vérifier si un avis CER est requis ou recommandé.
☐ Chiffrer le support de stockage destiné aux enregistrements.
☐ Créer le tableau de correspondance des codes participants (vide, à compléter).

Pendant et après chaque entretien

☐ Remettre le formulaire de consentement au participant et en conserver un exemplaire signé.
☐ Transférer l’enregistrement sur le support chiffré immédiatement après l’entretien.
☐ Pseudonymiser la transcription dès sa production.
☐ Mettre à jour le tableau de correspondance.

Après la soutenance

☐ Supprimer ou anonymiser les enregistrements bruts et transcriptions nominatives dans les 3 mois.
☐ Conserver les formulaires de consentement au moins 5 ans.
☐ Si dépôt sur HAL/DUMAS : vérifier que la version déposée ne contient que des données anonymisées.

Pour les mémoires qui ont vocation à être déposés sur les portails institutionnels, notre guide sur les portails HAL, theses.fr, DUMAS et Cairn 2026 explique comment vérifier la conformité des extraits publiés.

Tesify et la conformité RGPD : Tesify traite les textes que vous lui soumettez conformément au RGPD. La plateforme ne conserve pas vos transcriptions d’entretiens au-delà de la session. Si vous utilisez Tesify pour rédiger ou reformuler votre mémoire, assurez-vous néanmoins que les passages soumis sont déjà pseudonymisés — ne collez jamais de données nominatives dans un outil tiers.

FAQ

Le RGPD s’applique-t-il aux entretiens d’un mémoire de master ?

Oui. Dès qu’un entretien enregistré ou transcrit permet d’identifier une personne physique, le traitement de ses données est soumis au RGPD et à la loi Informatique et Libertés. L’étudiant chercheur doit obtenir le consentement éclairé du participant, documenter ce consentement et protéger les données collectées. L’échelle du traitement — fût-ce un seul entretien — ne constitue pas une exception.

Quelle base légale utiliser pour les entretiens d’un mémoire ?

Pour un mémoire de master, la base légale la plus adaptée est généralement le consentement (art. 6§1 a) du RGPD), car le chercheur n’est pas une autorité publique et ne peut pas invoquer la mission d’intérêt public à titre personnel. Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et non ambigu. Il doit être distinct du consentement à participer à la recherche.

Quelle est la différence entre anonymisation et pseudonymisation ?

La pseudonymisation remplace les identifiants directs (prénom, employeur) par un code ou un alias tout en conservant la possibilité de réidentification via un tableau de correspondance. Les données pseudonymisées restent des données personnelles soumises au RGPD. L’anonymisation rend la réidentification impossible en pratique : les données cessent d’être personnelles et ne sont plus soumises au RGPD. La CNIL vérifie trois critères : non-individualisation, non-corrélation, non-inférence.

Combien de temps conserver les enregistrements et transcriptions d’entretiens ?

La CNIL recommande de définir la durée avant de commencer le traitement. Pour un mémoire, une pratique courante est de conserver les données brutes (enregistrements, transcriptions nominatives) jusqu’à la soutenance, puis de les anonymiser ou de les supprimer dans un délai de 3 à 6 mois. Les données anonymisées peuvent être archivées sans limite de durée. Les formulaires de consentement se conservent au moins 5 ans pour leur valeur probante.

Faut-il passer par un Comité d’Éthique de la Recherche (CER) pour un mémoire de master ?

Cela dépend de l’établissement. Certains CER, comme celui de la Sorbonne Paris Nord, n’examinent pas les projets portés uniquement par des étudiants de master. D’autres peuvent le faire si le mémoire s’inscrit dans un projet labellisé par un laboratoire. Il convient de vérifier le règlement du CER de son université et, dans tous les cas, de respecter les obligations RGPD indépendamment d’un avis éthique formel.

Que faire si un participant souhaite retirer son consentement ?

Le chercheur doit honorer le retrait dans les meilleurs délais. Cela signifie supprimer ou anonymiser les passages identifiables dans la transcription, cesser d’utiliser cet entretien dans l’analyse, et noter le retrait dans le registre de traitement. Si les données ont déjà été intégrées de façon pleinement anonymisée dans l’analyse, le retrait ne remet pas en cause les passages anonymes car ils ne constituent plus des données personnelles.

Comment anonymiser concrètement une transcription d’entretien ?

Remplacez les prénoms et noms par des codes (E1, E2…) ou des pseudonymes neutres, substituez les noms d’employeurs ou d’établissements par des descripteurs génériques (« une grande université parisienne »), modifiez les dates précises en fourchettes (« en 2023-2024 »), et supprimez toute combinaison d’attributs permettant la réidentification (poste + localisation + tranche d’âge). Conservez la table de correspondance dans un fichier chiffré distinct des transcriptions.

Doit-on déclarer le traitement au DPO de son université ?

Oui, dans la quasi-totalité des universités françaises. L’étudiant doit remplir une fiche de traitement et la transmettre au Délégué à la Protection des Données (DPO) de l’établissement avant de commencer les entretiens. Paris 1 Panthéon-Sorbonne, Aix-Marseille Université et d’autres établissements fournissent des gabarits téléchargeables sur leur site. Cette démarche est distincte de l’avis éthique et est obligatoire dès qu’un traitement de données personnelles est mis en œuvre dans le cadre universitaire.

mai 30, 2026