Comment recueillir le consentement éclairé des participants à un entretien de mémoire en respectant le RGPD ?
Vous avez trouvé vos participants, organisé vos entretiens, affiné votre guide de questions — et là, votre directeur de mémoire vous rappelle que vous avez oublié le plus important : le formulaire de consentement éclairé. Ce document n’est pas une simple formalité administrative. Depuis l’entrée en application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, tout étudiant qui collecte des données personnelles dans le cadre d’un mémoire de master est soumis aux mêmes exigences de conformité que n’importe quel organisme de recherche. Méconnaître ces règles peut conduire à l’invalidation de vos données, voire au rejet de votre mémoire lors de la soutenance.
La bonne nouvelle : recueillir un consentement éclairé entretien mémoire RGPD conforme n’est pas une démarche complexe si l’on connaît les étapes. Ce guide vous présente, question par question, tout ce que vous devez savoir : les mentions obligatoires, la forme du formulaire, le droit de retrait, les durées de conservation, les obligations vis-à-vis de la CNIL, et un modèle de formulaire prêt à l’emploi.
Oui, le RGPD s’applique aux entretiens de mémoire universitaire. Vous devez obtenir un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque avant tout enregistrement ou collecte de données personnelles. Un formulaire écrit signé — ou un email de confirmation avec accusé de réception — constitue la preuve la plus solide. Les participants conservent un droit de retrait à tout moment.
Le RGPD s’applique-t-il réellement à mon mémoire de master ?
La question revient souvent en M1 et M2 : “Je fais juste des entretiens pour mon mémoire, est-ce que le RGPD me concerne vraiment ?” La réponse est sans ambiguïté. La CNIL confirme explicitement que les mémoires de recherche réalisés par des étudiants rattachés à une université entrent dans le périmètre de la recherche scientifique au sens du RGPD. Dès lors que vous collectez des données personnelles — nom, prénom, poste, employeur, opinions, verbatim, enregistrements audio ou vidéo — vous traitez des données à caractère personnel.
Le RGPD définit le traitement de données comme “toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.” Même un simple carnet de notes avec des prénoms y entre.
Votre directeur de mémoire et votre université sont considérés comme responsables de traitement conjoint ou, selon les cas, comme responsable principal. Cela signifie que votre établissement a normalement un Délégué à la Protection des Données (DPO) que vous pouvez — et devez — contacter avant de lancer votre collecte de données.
CNIL — Conformité RGPD : recueillir le consentement des personnes
La CNIL publie des fiches pratiques sur le consentement au sens du RGPD, incluant les conditions de validité et les exigences spécifiques pour la recherche scientifique.
Faut-il obligatoirement un formulaire signé ou un consentement oral suffit-il ?
Le RGPD n’impose pas la forme écrite pour le consentement. Il exige un acte positif clair et non ambigu : une déclaration ou un geste qui ne laisse aucun doute sur la volonté du participant. Cela peut théoriquement être oral. Toutefois, la CNIL précise que le responsable du traitement doit être en mesure de démontrer que le consentement a été obtenu valablement — ce que l’on appelle le principe d’accountability.
En pratique, pour un entretien de mémoire :
- Formulaire papier signé : solution la plus robuste, conservez un exemplaire signé et remettez-en un au participant.
- Email de confirmation : l’envoi d’un formulaire par email suivi d’une réponse explicite (“J’accepte les conditions décrites ci-dessus”) constitue un consentement valide et traçable.
- Consentement oral enregistré : acceptable si vous enregistrez la déclaration verbale en début d’entretien, mais cette pratique crée une circularité (vous enregistrez avant d’avoir le droit d’enregistrer). Préférez obtenir le consentement écrit en amont, avant la rencontre.
La case pré-cochée, le silence ou la simple participation à l’entretien ne constituent jamais un consentement valide sous le RGPD.
Quelles mentions sont obligatoires dans le formulaire de consentement ?
L’article 13 du RGPD liste les informations que vous devez communiquer à tout participant avant de collecter ses données. Pour un entretien de mémoire, voici la liste complète des mentions obligatoires :
| Mention | Ce qu’il faut indiquer concrètement |
|---|---|
| Identité du responsable de traitement | Votre nom complet + Université, laboratoire, composante |
| Coordonnées du DPO | Email DPO de votre université (disponible sur le site de l’établissement) |
| Finalités du traitement | Rédaction d’un mémoire de master, éventuellement publication ultérieure |
| Base légale | Consentement de la personne concernée (art. 6.1.a RGPD) |
| Données collectées | Enregistrement audio, transcription, verbatim cités dans le mémoire |
| Durée de conservation | Jusqu’à [date de soutenance], puis suppression ou anonymisation |
| Droits du participant | Accès, rectification, effacement, opposition, retrait du consentement |
| Modalités d’exercice des droits | Adresse email de contact dédiée à la recherche |
| Droit de réclamation CNIL | Mention du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr) |
Si votre mémoire prévoit une publication ou diffusion publique des résultats (dépôt sur HAL/DUMAS, article académique), vous devez mentionner cette éventualité explicitement et, idéalement, recueillir un consentement distinct pour cette finalité supplémentaire.
À quoi ressemble un formulaire de consentement conforme ?
Voici un modèle de formulaire de consentement éclairé que vous pouvez adapter à votre mémoire. Il intègre toutes les mentions obligatoires et une case de consentement à double granularité (participation + enregistrement).
FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ÉCLAIRÉ
Conforme au RGPD (UE) 2016/679 — Art. 13
Titre de la recherche : [Titre de votre mémoire]
Chercheur responsable : [Prénom NOM], étudiant(e) en Master [intitulé], [Université], [Composante/Laboratoire]
Directeur·ice de mémoire : [Prénom NOM], [Grade], [Université]
Contact du chercheur : [adresse.email.recherche@univ.fr]
DPO de l’établissement : [dpo@univ.fr] — [https://www.univ.fr/dpo]
Objet de la recherche
Dans le cadre de la rédaction d’un mémoire de master, je collecte des données personnelles lors d’entretiens semi-directifs afin d’analyser [objet de recherche]. Les données recueillies (enregistrement audio, transcription, verbatim anonymisés) seront utilisées exclusivement à des fins académiques.
Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données : accès, rectification, effacement, limitation du traitement, opposition, et retrait du consentement à tout moment en m’écrivant à l’adresse ci-dessus. Le retrait de votre consentement ne compromet pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).
Durée de conservation
Les enregistrements et transcriptions seront conservés jusqu’à la soutenance du mémoire, prévue en [mois/année], puis supprimés ou définitivement anonymisés.
Déclarations de consentement (veuillez cocher chaque case séparément)
☐ Participation à l’entretien — J’accepte de participer à l’entretien dans le cadre de ce mémoire de master et je consens au traitement de mes données personnelles (opinions, expériences, informations professionnelles) conformément à la présente notice.
☐ Enregistrement audio — J’autorise l’enregistrement audio de l’entretien à des fins de transcription. Je comprends que cet enregistrement sera supprimé dès que la transcription sera validée, ou au plus tard à la date indiquée ci-dessus.
☐ Citation dans le mémoire (pseudonymisée) — J’autorise l’utilisation de mes propos sous forme de verbatim, sous un pseudonyme ou une désignation générique (ex. : “Responsable RH, secteur industriel”).
Note : vous pouvez cocher les deux premières cases sans cocher la troisième. Votre participation reste précieuse même sans citation directe.
Fait à __________, le __/__/____
Signature du/de la participant(e) : _________________________
Signature du chercheur : _________________________
Ce modèle utilise des cases séparées pour chaque finalité distincte — exigence explicite de la CNIL lorsque le consentement couvre plusieurs traitements.
Le consentement est-il la seule base légale possible pour un entretien de mémoire ?
Non. Le RGPD offre six bases légales possibles. Pour un mémoire universitaire menant des entretiens, deux bases sont pertinentes :
- Le consentement (art. 6.1.a) : adapté quand le participant n’a aucune relation préexistante avec vous. C’est la base par défaut pour les entretiens de mémoire.
- L’intérêt légitime (art. 6.1.f) ou la mission d’intérêt public (art. 6.1.e) : certaines recherches en sciences humaines et sociales peuvent s’appuyer sur ces bases, notamment quand l’université est clairement identifiée comme responsable de traitement et que le traitement est prévu dans sa mission institutionnelle.
La CNIL a publié une fiche spécifique sur le choix de la base légale en recherche, qui distingue les traitements relevant de l’intérêt public (article 6.1.e) de ceux fondés sur le consentement. Pour un mémoire de master classique, avec un directeur de recherche mais sans appartenance à un programme de recherche institutionnel formalisé, le consentement reste la base la plus sûre et la plus transparente.
Cela est cohérent avec votre approche méthodologique : si votre mémoire adopte une méthode qualitative ou quantitative, la transparence sur la base légale et la finalité des entretiens renforce la crédibilité de votre démarche aux yeux du jury.
Comment le participant exerce-t-il son droit de retrait ?
Le droit de retrait est un droit fondamental inscrit à l’article 7.3 du RGPD : “La personne concernée a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.”
En pratique, pour un mémoire :
- Modalité : le participant doit pouvoir retirer son consentement “aussi simplement qu’il l’a accordé”. Si vous avez recueilli un formulaire papier, un simple email suffit. Si vous avez collecté le consentement par email, un email de retrait est la modalité équivalente.
- Délai de traitement : vous devez agir sans délai. Conservez un accusé de réception.
- Conséquences concrètes : vous devez cesser tout traitement des données de ce participant. Si son verbatim figure déjà dans une section rédigée, il doit être retiré ou remplacé par une reformulation anonymisée ne permettant pas la ré-identification. L’enregistrement audio doit être supprimé.
- Ce que vous conservez : la mention statistique (“X entretiens ont été réalisés, dont Y ont retiré leur consentement en cours de recherche”) peut être maintenue sans données personnelles associées.
Mentionnez explicitement dans votre mémoire que les participants ont pu exercer ce droit, et comment vous l’avez traité le cas échéant. Cela démontre votre maturité méthodologique — un élément apprécié par les jurys, particulièrement dans les disciplines des sciences sociales, de la santé ou du droit.
Combien de temps peut-on conserver les enregistrements et transcriptions ?
Le principe de limitation de la conservation (art. 5.1.e RGPD) impose de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Pour un mémoire de master, la logique est la suivante :
| Type de données | Durée recommandée | Action après délai |
|---|---|---|
| Enregistrements audio bruts | Jusqu’à validation de la transcription | Suppression définitive |
| Transcriptions nominatives | Jusqu’à la soutenance | Anonymisation ou suppression |
| Formulaires de consentement signés | 5 ans après la soutenance | Archivage sécurisé ou suppression |
| Données anonymisées dans le mémoire | Durée de vie du mémoire publié | Pas de suppression requise (non personnelles) |
Conservez les formulaires de consentement signés plus longtemps que les données elles-mêmes — ils constituent votre preuve de conformité en cas de contestation.
Pour mieux comprendre la gestion de la taille d’échantillon et des participants dans une démarche qualitative, consultez notre guide dédié.
Faut-il faire une déclaration à la CNIL pour un mémoire ?
Non. Le régime de déclaration préalable à la CNIL a été supprimé avec l’entrée en application du RGPD en mai 2018. Il n’existe plus de formulaire Cerfa à remplir avant de lancer votre recherche.
En revanche, trois obligations concrètes restent en vigueur :
- Le registre des activités de traitement : votre université doit tenir un registre de l’ensemble des traitements de données qu’elle réalise ou dont elle est coresponsable. Contactez le DPO de votre établissement pour que votre traitement (les entretiens du mémoire) y soit répertorié.
- L’analyse d’impact (AIPD) : si votre recherche porte sur des données particulièrement sensibles (opinions politiques, données de santé, données biométriques, données concernant des personnes vulnérables), une Analyse d’Impact relative à la Protection des Données peut être nécessaire. Le DPO de votre université peut vous aider à évaluer ce besoin.
- La notification en cas de violation : si vos données sont perdues, volées ou accessibles à des tiers non autorisés, vous devez en informer le DPO qui décide de l’opportunité d’une notification à la CNIL dans les 72 heures.
En résumé : pas de déclaration CNIL, mais un passage obligé par le DPO de votre université avant le lancement du terrain. Prévoyez cette démarche avec une semaine d’avance minimum dans votre rétroplanning.
Comment anonymiser les données après la soutenance ?
L’anonymisation est une étape critique que de nombreux étudiants confondent avec la pseudonymisation. La distinction est fondamentale en droit des données :
- Pseudonymisation : remplacement d’un nom par un pseudonyme ou un code (ex. : “Interviewé 3”). Les données restent personnelles car la ré-identification reste possible si la clé de correspondance existe. Le RGPD continue de s’appliquer.
- Anonymisation : suppression irréversible de tout élément permettant d’identifier directement ou indirectement la personne. Les données anonymisées sortent du périmètre du RGPD.
Pour anonymiser correctement des transcriptions d’entretiens, vous devez supprimer ou généraliser :
- Nom, prénom, initiales
- Poste précis et nom de l’employeur (remplacer par “cadre intermédiaire, PME industrielle du secteur X”)
- Lieux identifiables (ville précise, nom d’école)
- Dates trop précises permettant une rétrocalcul biographique
- Toute combinaison de données permettant la ré-identification (ex. : “seul DRH d’une entreprise de 50 personnes à Lyon” peut réidentifier)
Pour aller plus loin sur cette étape, notre article dédié sur le protocole RGPD et le modèle d’anonymisation vous propose un processus étape par étape.
Y a-t-il des cas particuliers : mineurs, données sensibles, entretiens en entreprise ?
Participants mineurs : si vous interrogez des participants de moins de 15 ans (16 ans selon la loi française), vous devez obtenir le consentement conjoint du mineur et de son représentant légal. En pratique, les mémoires de master portant sur des populations mineures impliquent généralement un protocole institutionnel spécifique — vérifiez auprès de votre directeur.
Données sensibles : si vos entretiens portent sur des opinions politiques, religieuses, syndicales, l’état de santé, l’orientation sexuelle, des données biométriques ou génétiques (catégories spéciales au sens de l’art. 9 RGPD), les exigences sont renforcées. Vous ne pouvez pas vous contenter du consentement ordinaire : la mention explicite du caractère sensible des données doit figurer dans le formulaire, et votre université doit avoir une procédure validée pour ce type de traitement.
Entretiens en entreprise : lorsque vous interrogez des salariés sur leur lieu de travail, une double dimension juridique entre en jeu : le consentement individuel du participant et l’autorisation de l’entreprise qui peut se considérer responsable de traitement pour les informations de nature professionnelle. Obtenez si possible un accord écrit du responsable RH ou de la direction en plus du consentement individuel.
Ces nuances sont importantes à intégrer dans votre section méthodologique, notamment lorsque vous expliquez à votre jury comment vous avez formulé vos hypothèses de recherche et structuré votre terrain empirique.
L’utilisation d’outils d’IA pour transcrire automatiquement vos entretiens (Otter.ai, Whisper, etc.) constitue un traitement de données supplémentaire. Si ces outils traitent les données sur des serveurs non européens, vous devrez mentionner ce transfert dans votre formulaire de consentement et vérifier que l’outil offre des garanties adéquates (clauses contractuelles types, décision d’adéquation). Préférez des outils déployables en local ou certifiés RGPD pour éviter cette complication.
FAQ : toutes les questions sur le consentement éclairé et le RGPD pour le mémoire
Le RGPD s’applique-t-il à un mémoire de master ?
Oui. La CNIL confirme que les mémoires de recherche réalisés dans le cadre universitaire entrent dans le périmètre de la recherche scientifique au sens du RGPD. Tout étudiant collectant des données personnelles — noms, verbatim, coordonnées, enregistrements audio — lors d’entretiens doit respecter le règlement, y compris l’obligation d’information préalable et de recueil du consentement.
Le consentement éclairé doit-il obligatoirement être écrit ?
Pas obligatoirement, mais fortement recommandé. Le RGPD exige un acte positif clair et non ambigu qui peut être oral si l’étudiant conserve une preuve (enregistrement de la déclaration, note datée). En pratique, un formulaire écrit signé reste la solution la plus robuste car elle constitue la preuve la plus solide en cas de contestation ou de demande de retrait ultérieure.
Quelles mentions sont obligatoires dans le formulaire de consentement ?
Le formulaire doit indiquer : l’identité du responsable du traitement (étudiant + université), les coordonnées du DPO de l’établissement, la finalité du traitement (rédaction du mémoire), les catégories de données collectées, la durée de conservation, les droits du participant (accès, rectification, suppression, opposition, retrait du consentement) et les modalités pour les exercer, ainsi que le droit de réclamation auprès de la CNIL.
Comment le participant peut-il retirer son consentement ?
Le retrait doit être aussi simple que l’obtention du consentement. En pratique, une adresse email dédiée à la recherche suffit. Dès réception d’une demande de retrait, le chercheur doit cesser tout traitement et supprimer ou anonymiser les données collectées auprès de ce participant, y compris effacer les verbatim déjà intégrés dans les sections rédigées du mémoire.
Combien de temps peut-on conserver les enregistrements d’entretiens ?
La durée doit être proportionnelle à la finalité. Les enregistrements audio bruts doivent être supprimés dès validation de la transcription. Les transcriptions nominatives doivent être conservées jusqu’à la soutenance, puis anonymisées ou supprimées. Les formulaires de consentement signés peuvent être conservés 5 ans après la soutenance à titre de preuve de conformité. Les données définitivement anonymisées n’entrent plus dans le champ du RGPD et peuvent être archivées sans limite de durée.
Faut-il faire une déclaration à la CNIL pour un mémoire de master ?
Non, plus depuis le RGPD (mai 2018). Les déclarations préalables ont été supprimées. En revanche, l’université doit tenir un registre des activités de traitement. L’étudiant doit se rapprocher du DPO de son établissement pour s’assurer que le traitement lié à son mémoire y est bien répertorié avant le lancement du terrain.
Peut-on utiliser le consentement comme unique base légale pour des entretiens de mémoire ?
Oui, et c’est la base légale la plus adaptée pour des entretiens de mémoire classiques où les participants n’ont pas de relation préexistante avec l’étudiant. La CNIL souligne toutefois que certaines recherches en SHS peuvent s’appuyer sur l’intérêt public (art. 6.1.e). Lorsque le consentement est choisi, il doit être spécifique à chaque finalité distincte : participation, enregistrement, citation, diffusion publique.
Comment anonymiser les données d’entretien après la soutenance ?
L’anonymisation requiert la suppression ou la généralisation de tous les identifiants directs (nom, prénom) et indirects (poste précis, employeur nommé, localisation précise, dates permettant une rétrocalcul biographique). La simple pseudonymisation (remplacement par un prénom fictif ou un code) ne constitue pas une anonymisation au sens du RGPD : les données restent personnelles car la ré-identification reste possible via la clé de correspondance.
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